Urbaania Kasvua Vantaa -hanke auttaa yrityksiä teknologisessa muutoksessa

TEKSTI | Erkki Räsänen

Autan hankkeessamme yrityksiä teknologisissa muutoksissa, joilla haetaan uutta kasvuvoimaa. Näinä aikoina teknologinen muutos usein assosioidaan dataan, analytiikkaan, keinoälyyn ja digitalisaatioon. Erilaisille yrityksille muutos tarkoittaa kuitenkin erilaisia asioita. Teknologinen muutos voi joissain yrityksissä tarkoittaa työskentelyn, kommunikaation ja toimintaprosessien tukemista tavanomaisin ohjelmistotyökaluin. Toisissa yrityksssä muutos tapahtuu pakon edessä kriisin yllättäessä. Teknologinen muutos voi epäonnistua, mikäli yrityksen toimintakulttuuri ei ole muutokselle suotuisa. Oli muutos pieni tai iso, siihen liittyy riskejä. Riskit ovat vältettävissä, mikäli yrityksen toimintakulttuuri sallii avoimen dialogin asiantuntijoiden ja johdon välillä.

Mikä tai mitä teknologinen muutos on?

Teknologinen muutos (tai hyppäys tai loikka) tarkoittaa aina sitä, että yritys ottaa käyttöön erilaisia teknologioita, jotka mullistavat liiketoiminnan tehokkuuden. On selvää, että erilaisille yrityksille tämä tarkoittaa erilaisia asioita. Muutos voi olla pieni tai iso, mutta seurauksena liiketoiminta vahvistuu. Yksinyrittäjäkin voi tehdä teknologisen muutoksen, ja itse asiassa loikkaaminen on usein helpompaa pienille yrityksille. Mitä tämä voi tarkoittaa, miten sen voi tehdä?

Käsite “teknologialoikka” mielletään usein joksikin abstraktiksi asiaksi, jossa uudet ja disruptiiviset teknologiat, kuten IoT, XR, robotiikka ja AI yhdessä datan louhinnan avulla saavat ihmeitä aikaan. Näin ei ole. Teknologialoikka tarkoittaa sellaisia järkeviä ja realistisia toimenpiteitä, joilla yritykset poistavat liiketoiminnallisia pullonkauloja ja tehostavat toimintaa. Usein tämä tarkoittaa pienten mutta merkittävien perusasioiden parantamista teknologisin apuvälinein. Toisinaan kuitenkin käy niin, että ulkopuoliset muutostekijät ajavat yrityksiä mullistamaan toimintaansa täysin uusien teknologioiden avulla.

Mitä ovat pieniä teknologialoikkia, joita jokainen yrittäjä ja yritys voi toteuttaa? Milloin on tarpeen ottaa pitkä teknologiaharppaus tuntemattomalle alueelle? Käsittelen tässä molempia kysymyksiä.

Perusasiat kuntoon

Yksin- tai mikroyrittäjä ei usein ajattele teknologisen muutoksen toteutusta, ellei sitten liiketoiminta jo lähtökohtaisesti perustu uusiin innovatiivisiin teknologioihin. Jos mikroyrittäjä toimii kuitenkin perinteisillä aloilla ja vakiintuneella tavalla, miten liiketoimintaa voi muuttaa teknologian avulla? Mielestäni hyvin helposti.

Havaintojeni mukaan mikroyrittäjät toimivat hyvin usein “kädet savessa” ja “kädestä suuhun” -periaatteella. Päivät kuluvat olemassaolon taistelussa. Joskus on ehkä helpompaa, mutta aina ei. Kysyn yleensä, miten yrityksessä seurataan työaikaa, ja miten kommunikointi tapahtuu. Pahimmassa tapauksessa työaikaa ei seurata ollenkaan, ja muutaman hengen firmassa on kommunikointiin muutama eri sähköpostisovellus. Mitään kunnollisia peruskäytäntöjä ei siis pahimmassa tapauksessa ole.

Kun työaikaa aletaan seurata, tapahtuu ihmeellisiä asioita. Nähdään, milloin työtä tulee tehdä, ja millainen työ on firman kannalta hyödyllisintä. Työn olemus konkretisoituu, kun sitä kykenee tarkastelemaan kriittisesti. Työkuorma vähenee turhan työn karsiutuessa. Työhyvinvointi paranee, kun ihmiset pystyvät järkeistämään työtään, ja turhan kiireen illuusio häviää.

Työajanseurannan käyttöönotto merkitsee pientä mutta hyvin merkittävää teknologialoikkaa. Tällainen loikka on ensimmäinen edellytys työn järkeistämiselle ja vaikkapa sille, että yritys on kelvollinen hakemaan rahoitusta esimerkiksi Business Finlandilta.

Toinen teknologinen minimiedellytys kaikenlaisille yrityksille on kunnollisten kommunikaatiovälineiden ja -alustojen käyttö. Omassa yrityksessäni havaitsimme muutama vuosi sitten, että pikaviestialustan käyttöönotto asiakasviestintään helpotti merkittävästi päivittäistä toimintaa. Asiakkaat tavoittivat asiantuntijat ja ongelmat ratkesivat nopeasti.

Työajan ketterä seuranta ja kunnollinen kommunikaatio kuulostavat itsestäänselvyyksiltä, mutta nämä asiat eivät läheskään aina ole kunnossa etenkään mikroyrityksissä. Näiden asioiden kuntoon laittamista ei edes ymmärretä teknologiseksi muutokseksi, vaikka muutoksen suuruus vastaa usein sitä, että yritys hyppäisi 50-luvulta suoraan vuoteen 2020.   Jos olet yrittäjä, ja tunnet itsesi kuormittuneeksi ja kiireiseksi, niin kysy itseltäsi, ovatko nämä perusasiat kunnossa. Jos eivät ole, niin tee pieni teknologialoikka.

Prosessit käyttöön

Prosessi tarkoittaa asioiden tekemistä parhaiksi havaittujen käytäntöjen mukaisesti, siten, että parhaita käytäntöjä sovelletaan standardoidulla tavalla. Liiketoimintaa tukevan prosessin muodostamisessa on aina kyse tiedon hallinnasta. Parhaat käytännöt eivät löydy muuten kuin seuraamalla ja dokumentoimalla työtä systemaattisesti. Kun löytyy järkevä käytäntö, se dokumentoidaan ohjeeksi, jota noudatetaan koko organisaatiossa. On syntynyt prosessi. Prosessien tukena hyödynnetään erilaisia toiminnanohjauksen työkaluja, ja soveltuvien työkalujen käyttöönotto on merkittävä teknologialoikka. Tähän liittyy myös merkittäviä riskejä, koska toiminnanohjauksen työkalujen väärä valinta tai niiden implementoinnissa epäonnistuminen haittaa liiketoimintaa merkittävästi.

Mikroyrityskin hyötyy merkittävästi prosesseista ja näitä tukevista työkaluista. Omassa teknologiayrityksessäni tehtiin paljon ad hoc -kehitystyötä, mikä johti siihen, että miltei jokainen myyty tuote tai järjestelmä oli erilainen. Järjestelmien ylläpito oli painajaismaista. Kollegani tuskastuivat.

Yksinkertaisen projektinhallintajärjestelmän käyttöönotto oli suuri helpotus. Pystyimme lopettamaan turhan työn ja keskittymään oleelliseen. Kunnollinen tuotteiden ja järjestelmien versionhallinta kehityksen puolella osoittautui välttämättömäksi tuotehallinnan ja myynnin näkökulmista.

Tärkeä havainto oli se, että meille syntyi tuotekehityksen prosessi. Tämä tapahtui kriisin kautta, ei ollut muuta vaihtoehtoa kuin muuttaa toimintatapoja. Muutoksessa oli välttämätöntä tehdä pieni teknologialoikka, eli ottaa käyttöön kunnollinen projektinhallintajärjestelmä. Järkevä tuotekehitysprosessi syntyi tämän avulla orgaanisesti, eli asiantuntijoiden oman työn helpottamisen kautta. Parhaat käytännöt löytyivät muutoksessa miltei itsekseen.

Kaikenlaisten yritysten tulee tarkastella toimintojaan kriittisesti. Mielestäni hälytyskellojen tulee soida lujaa, jos kaikki vaikuttaa olevan hyvin, mutta liiketoiminta ei kehity. Tämä tarkoittaa, että yrityksen resurssit ovat täysin sidotut päivittäisiin toimintoihin, eikä kehittymisen varaa ole. Tällöin tulee kysyä, noudatetaanko yrityksessä parhaita käytäntöjä, vai olisiko jossain parantamisen varaa. Jos yrityksellä ei ole ohjeistettuja prosesseja erilaisiin toimintoihin, ollaan vahvasti vaaravyöhykkeellä. Viimeistään tällöin yrityksen tulee panostaa teknologialoikkaan toiminnanohjausjärjestelmien ja prosessien käyttöönoton muodossa. Näiden avulla yritys voi seurata toimintojaan kokonaisvaltaisesti ja käyttää resursseja asioihin, joilla on merkitystä.

Mukautuminen muuttuvaan maailmaan

Kriisit, kuten lamat ja epidemiat, muuttavat yritysten olemassaolon edellytyksiä nopeasti. Myös reagoinnin on oltava nopeaa, jos liiketoiminta on vaarassa. Joskus tämä edellyttää täysin uudenlaista ajattelua ja riskinottoa. Riskiä on turha jättää ottamatta, jos vaihtoehtona on lopettaminen.

Olen muutaman kerran nähnyt, miten yritys on toteuttanut suuren muutoksen pakon edessä, onnistunut, ja muutoksen jälkeen kukoistanut. Kaikissa tapauksissa kyse on ollut merkittävästä teknologialoikasta. En voi yritysten nimiä tuoda esiin, mutta voin kuitenkin esimerkin kautta kuvailla miten muutokset ovat tapahtuneet.

Erään yrityksen toiminta oli vaakalaudalla viime lamakaudella. Kyse on työntekijämäärältään pienestä yrityksestä, joka toimii valmistavan teollisuuden alalla. Yritys valmisti vain muutamaa tuotetta, joiden kysyntä heikkeni jatkuvasti johtuen vanhentuneesta, hitaasta ja asiakkaiden tarpeita ajatellen joustamattomasta valmistusteknologiasta. Pakon edessä yrityksessä toteutettiin valtava teknologialoikka. Lähtökohtana oli, että tuotteiden tuli vastata paremmin asiakastarpeisiin, ja mielellään siten, että tuotteiden räätälöitävyydestä tulisi merkittävä kilpailuetu. Tämä merkitsi tuotantoteknologian täydellistä uudistamista, mikä puolestaan merkitsi käytetyn raaka-aineen ja tuotantoteknologian radikaalia uudistamista. Yritys investoi robottiteknologiaan ja tuotantolinjaan, jossa raaka-aineen käyttö oli toteutettu todella innovatiivisella tavalla, siten, että yhtään materiaalihukkaa ei syntynyt. Ainoatakaan vanhaa työntekijää ei muutoksessa irtisanottu, mutta muutos merkitsi heille mielekkäämpiä tehtäviä ja huomattavasti parempaa työturvallisuutta. Robottiteknologia mahdollisti tuoteinnovaatiot, joiden johdosta kyseinen yritys on alansa suurimpia toimijoita pohjoismaissa.

Tässä (ja parissa muussa tuntemassani) muutoksessa onnistuttiin, koska:

• Yrityksen johto oli tilanteen tasalla markkinoiden muutoksista, ja täydellinen muutos oli välttämätön.
• Yrityksessä kuunneltiin herkästi asiakkaita ja ymmärrettiin näiden tarpeet. Asiakkaiden tarpeista syntyi innovaatioita.
• Yrityksessä oli täydellinen ymmärrys siitä, mitä muutos vaati; uutta tuotantoteknologiaa, uusia toimintatapoja, uutta osaamista.
• Tärkeimmästä pääomasta, eli osaavasta henkilöstöstä, pidettiin kaikin keinoin kiinni ja heille tuli muutoksen myötä kehittymisen mahdollisuuksia ja mielekkäämpää työtä. Muutos sitoutti henkilöstön yritykseen todella lujasti, mikä oli elintärkeää muutoksen jälkeisessä ajassa.

Tässä tapauksessa muutos oli visionäärisen omistaja-toimitusjohtajan toteuttama. Hänellä oli parin vuosikymmenen kokemus toimialasta sekä uusista teknologisista mahdollisuuksista, ja myös mandaatti pelastaa yritystoiminta keinolla millä hyvänsä. Teknologialoikka ei kuitenkaan olisi onnistunut ilman henkilöstön täyttä tukea ja yrityksen avointa toimintakulttuuria.

Pidä osaamisesta kiinni, älä unohda kulttuuria

Huikeinkaan teknologialoikka ei auta selviämisessä, jos yrityksen toimintakulttuuri ei tue muutosta. Näitäkin tapauksia olen todistanut, valitettavasti.

Suurissa teollisuusyrityksissä tuotantoa toisinaan rationalisoidaan. Tähän liittyvät usein suuret teknologiset muutokset ja usein myös tuotannon siirto toiseen paikkaan. Mitä monimutkaisempi tuote, sitä vaikeampaa on toteuttaa teknologiamuutos ja siirtää samalla tuotteiden valmistukseen liittyvä tietotaito ja kulttuuri. Mitä on kulttuuri, ja miksi se pitää siirtää?

Kulttuuri tarkoitaa yrityksen toteuttaman teknologiamuutoksen kontekstissa organisaation vakiintuneita ja usein “hienovaraisia” toimintatapoja, jotka ovat muotoutuneet usein pitkän ajan kuluessa. Yksinkertaistettuna voisi sanoa, että asiantuntijat tietävät mitä tekevät. Jos kulttuuri jätetään teknologiamuutoksessa huomiotta, seuraukset voivat olla katastrofaalisia;

• Eräässä yrityksessä tuotelaadusta vastaava suunnittelija jäi vanhempainvapaalle juuri, kun yritys oli lanseeraamassa uutta ja mullistavaa tuotetta j samalla ottamassa käyttöön tuotteen valmistukseen käytettävää uutta teknologiaa. Pääsuunnittelijan ohjeistuksella tuotelanseeraus olisi ollut helppo saattaa turvallisesti maaliin, mutta kriittisten osien laadusta tingittiin säästösyistä. Seurauksena oli, että tuotelanseeraus epäonnistui. Viallisten tuotteiden vuoksi sekä myynti että yrityksen maine kärsivät.
• Yritys rationalisoi lippulaivatuotteen tuotantoa ja myyntiä rakentamalla uuden tuotantolaitoksen maahan, joka on lähempänä pääasiallisia markkinoita. Uutta ja ennestään tuntematonta tuotantoteknologiaa otettiin käyttöön, eli kyseessä oli merkittävä teknologialoikka. Tuotteen valmistukseen rekrytoitiin uutta paikallista henkilöstöä. Asiantuntijat vastustivat siirtoa erityisesti siksi, että heidän mielestään uusi teknologia ei soveltunut monimutkaisen tuotteen valmistukseen, ja koska valmistus vaati käytännön kokemusta. Valtavista ponnisteluista huolimatta tuotannon siirrossa epäonnistuttiin täysin.

Molemmissa tapauksissa teknologiseen muutokseen kohdistui suuria odotuksia. Asiantuntijalla oli ensimmäisessä tapauksessa täysin selvä näkemys onnistumisen edellytyksistä. Toisessa tapauksessa asiantuntijat kykenivät perustellusti esittämään, miksi muutos epäonnistuu. Molemmissa tapauksissa myös yritysten johdolla oli perustellut syyt toimia siten kuin toimittiin. Syyllisiä on turha osoitella, mutta on hyvä todeta, että toimintakulttuuri yrityksissä ei ollut sellainen, että riskejä olisi voitu helposti välttää.

Digitalisaatiomurros – miten se tapahtuu?

Datan ja digitalisaation hyödyntäminen mainitaan usein välttämättömäksi muutokseksi, joka koskettaa kaikkia yrityksiä. Tässä yhteydessä mainitaan usein sana “muutospakko”. Itselläni herää tällöin kriittinen kysymys, onko muutospakko todellakin välttämätön.

Datan ja digitalisaation hyödyntämiseen liitetään upeita menestystarinoita. On selvää, että yritykset voivat saada ennennäkemättömiä etuja näitä hyödyntäessään. Kaikissa mainitsemissani esimerkeissä digitalisaatio on ollut vahvasti läsnä, tavalla tai toisella. Omissa yrityksissäni olen vahvasti hyödyntänyt digitalisaatiota, jopa edelläkävijän asemassa. Puhun siis yleensä vahvasti datan ja digitalisaation hyödyntämisen puolesta.

Olen myös nähnyt tapauksia, joissa data ja digitalisaatio ovat vieneet yritystä väärään suuntaan. Yleensä digitaalinen muutos menee vikaan, jos yrityksen kulttuuri ei ole muutokselle suotuisa ja/tai muutoksen aikaansaamiseen liittyvää tietotaitoa puuttuu. Yleensä myös tavoiteltu muutos on ollut liian suuri, jolloin tarvittavat osaajaresurssit ovat olleet liian pienet.

Milloin ja miten yritys parhaiten tekee digitaalisen teknologiamurroksen? Vaikka edellä esitetyissä esimerkeissä digimurros ei ollut suoranainen tavoite, niistä voidaan poimia onnistumisen edellytyksiä;

• Yrityksessä on tiedostettu konkreettinen tarve digimurrokselle, myös selvä visio siitä, miten se tehdään.
• Osaamista on riittävästi ja tavoiteltu muutos on mitoitettu sopivasti sisäiseen osaamiseen nähden – jos osaajia on vain vähän, muutetaan vain pientä asia kerrallaan ja kehitetään samalla osaamista hallitusti.
• Yrityksen kulttuuri on suotuisa sekä teknologiselle että toimintatapojen muutokselle. Asiantuntijoita on kuunneltava, mutta myös asiantuntijoiden on oltava avoimia muutokselle.

Näillä eväin digimurroksen pitäisi onnistua. Ihmeitä ei kannata odottaa, mutta positiivisiin yllätyksiin on syytä varautua.

---