Mikro-oppiminen: Perehdytysprosessi on osa onnistunutta rekrytointia

Blogi

TEKSTI | Marjo Huhtala

Rekrytointi on toisinaan kallista ja aikaa vievää. Uuden työntekijän palkkaaminen on lähes poikkeuksetta iso investointi kaikille yrityksille koosta riippumatta. Rekrytointi ei suinkaan pääty siihen, kun allekirjoitukset ovat puolin ja toisin työsopimuksessa, vaan se jatkuu vielä pitkään työsuhteen alettua ja jatkuu vielä pitkään työnantajankin suunnasta sitoutuneisuuden, lojaalisuuden ja motivaation kasvattamisena.

Perehdytys alkaa jo rekrytoinnin aikana, ja erityisen tärkeää siihen on kiinnittää huomiota jo aivan ensimmäisestä työpäivästä alkaen. Uusi työntekijä otetaan vastaan heti alusta alkaen osaksi työyhteisöä, -ympäristöä ja -kulttuuria ja hänelle kerrotaan ja ilmaistaan, miten juuri meidän yrityksessämme toimitaan. Työpaikan arvot ja toimintatavat selvitetään usein jo rekrytoinnissa ja työ jatkuu vielä pitkään. On kunnia-asia sitouttaa uusi työntekijä yritykseen ja tukea orientoitumisessa tehtävään. Työturvallisuuslaki velvoittaa työnantajan perehdyttämään työntekijän työhön ja työolosuhteisiin sekä työvälineiden oikeaan käyttöön ja turvallisiin työtapoihin (Työturvallisuuslaki 738/2002). Erityisen tärkeää on perehdyttää myös työuraansa aloittavat nuoret työntekijät, jossa työntekijää koskee Laki nuorista työntekijöistä 998/1993.

Kun työntekijä saa hyvän alun, hänen osaamistaan päästään hyödyntämään heti ensimmäisistä mahdollisista hetkistä alkaen.

Tuottavuuden näkökulmasta katsottuna osaajia ei ole varaa pitää toimettomina ja perehdytys tulisikin miettiä kunnolla: Mitä tapahtuu ensimmäisenä työpäivänä? Mitä ensimmäisen viikon aikana? Mitä ensimmäisen kolmen kuukauden aikana? Puolen vuoden aikana? Miten kaikki mahdolliset perehdytettävät asiat voidaan käsitellä riittävän fiksussa järjestyksessä, jotta ne tuottavat eniten tulosta?  

Uudella työntekijällä on into ja palo päästä tekemään hommia, tutustua työkavereihin, prosesseihin, työkaluihin, asiakkaisiin. Perehdytettävää on aina yrityksen kulttuurista yksittäiseen työsuoritukseen puhumattakaan työturvallisuudesta ja toimialan vaatimista muista huomioitavista asioista.

Työpaikan vaihto ja uudessa työpaikassa aloittaminen on ihmiselle iso askel monella eri tasolla: ammattilaisena, työkaverina, asiakkaiden kanssa, sidosryhmien kanssa. Kukaan ei ole koskaan valittanut, että uutta työntekijää opastettiin ja kannustettiin liikaa tai että hänelle ei olisi kannattanut antaa vastuuta. Esimiehen kannattaa myös kuunnella herkällä korvalla uuden työntekijän kysymyksiä, joiden kautta pääsee selville siitä, mitä työyhteisössä voisi olla kehitettävää, sillä uusi työntekijä tuo aina uusia näkökulmia. Mitä moninaisempi työkulttuuri on, sitä enemmän erilaisia näkökulmia syntyy.

Perehdytyksessä on paljon asiaa ja jotta sekä perehdyttävä esimies ja kollega sekä uusi työntekijä haluavat ymmärtää kokonaiskuvan, joten muistin tueksi kannattaa kehittää vaikkapa perehdytyslista.

Perehdytyslista

Kaksi esimerkkiä perehdytyksen tarkistuslistasta:

Muistakaa kehittää perehdytyslistoista oman työpaikkanne näköiset ja varmistaa mm:

  • Mihin mennessä asia pitää tehdä? (tarkka päivämäärä tai ajanjakso)
  • Toiminnan kuvaus: ei vain asia. Mitä konkreettisesti pitää tehdä ja missä?
  • Minkä tyyppiselle työntekijälle kyseinen aktiviteetti on suunnattu? Kaikille? Tietyille?
  • Milloin aktiviteetti oikeasti tehtiin, ei vain suunniteltu päivä? Päivä kirjataan.
  • Kuka on vastuussa? Esimiehen ei tarvitse olla kaikesta vastuussa käytännössä, vaan perehdytysvastuuta voi jakaa myös kollegoille ja muille työpaikan ihmisille.
  • Mitä työkaluja tarvitaan? Hyödynnetäänkö digitaalisia perehdytysvälineitä kuten nanolearningia, mikro-oppimista, vuolearningia tai valmennusbotteja?
  • Miten palaute- ja kehityskeskustelukäytäntö kytketään perehdytysprosessiin? Nämä käytännöt tunnetaan myös nimellä tavoite- ja onnistumiskeskustelut, jotka tarkoittavat samaa asiaa.

Kaikkia asioita ei voi kuitata listalla. Esimerkiksi jotkin asiat ovat perehdyttämisen ja kouluttamisen välimaastossa, ja usein tuloksentekoon liittyvät numeraaliset asiat kannattaa laskea auki esimerkein, jotta asioita voi myöhemmin vielä kerrata.

Hyvä perehdyttäjä tai mentori on

Roolimalli

  • Noudattaa yrityksen arvoja ja kulttuuria
  • Ylläpitää luottamusta, sitoutuneisuutta ja lojaliteettia

Hyvä kommunikoija

  • Kommunikoi avoimesti
  • Osaa kertoa relevanttia informaatiota

Motivoitunut

  • Oppii itsekin koko ajan uutta
  • Positiivinen asenne omaa työtä kohtaan

Vahva aikaansaaja

  • Voi nojata kokemukseensa ja ohjata ihmisiä
  • Tietotaito on asiayhteydessä kertynyttä

Perehdytys on aina prosessi, joka vaatii prosessinomistajan. Haastavinta on varmistaa, että kaikki yrityksessä toimivat sovitun perehdytysprosessin mukaisesti, koska henkilöstöjohtamisen prosessit koskettavat kaikkea toimintaa yrityksessä. Onpa joskus joku kertonut käyneen niinkin, että uudet työntekijät perehdytetään uusiin käytäntöihin, mutta kauemmin talossa olleita työntekijöitä ei muisteta perehdyttää uusiin käytäntöihin. Entä miten esimiesten kanssa varmistetaan, että heidän perehdyttämistaitonsa ovat ajan tasalla? Miten perehdytysjakson antia seurataan? Kerätäänkö siitä palautetta niin tuloksenteon, kulttuurin kuin monen muun tekijän näkökulmasta.

Auta uusi työntekijä tuottavaksi heti alusta saakka. Tehtaile uudelle kollegalle jokin aito pieni onnistuminen, jotta hänellä lähtee hyvän kierre käyntiin.

Perehdytys on jatkumoa rekrytoinnille ja on fiksua käyttää hyväksi myös se aika, jolloin työntekijä ei ole vielä aloittanut yrityksessä. Miten työntekijä voisi tutustua työnantajaan erilaisissa digitaalisissa kanavissa ennakkoon? Osaavien työntekijöiden houkutteluvaiheessa ennen ensimmäistäkään työpaikkailmoitusta tai aikomusta rekrytoida vielä ketään voi jo aloittaa tutustumisen ja sitouttamisen; vuoropuhelun. Ennemmin tai myöhemmin työntekijöitä tullaan tarvitsemaan, joten aloita vuoropuhelu jo tänään.

Kiinnostuitko? Luettavaa, blogivinkit:

Työntekijän perehdyttäminen ja opastus

Perehdyttäjän TOP10 -muistilista

Kuuntelublogi, havahdu perehdytyksen merkitykseen:

Hyvän rekrytoinnin voi pilata huonolla perehdytyksellä

Onnistuneen perehdytyskokemuksen tuottaminen vaatii aikaa ja vaivaa, sekä jatkuvaa kehittämistä. Se on taloudellisesta näkökulmasta merkittävä panostus, mutta panostamatta jättäminen koituu vielä kalliimmaksi. Kerran yrityksessä perusteellisemmin keskusteltu ja katselmoitu prosessi syventää myös työntekijän ammattitaitoa alusta alkaen yrityksen strategian tavoitteiden mukaiseen suuntaan. Jos yrityksen ydintoiminnoissa kuten vaikkapa tehdyissä tarjouksissa tai jopa tehdyissä sopimuksissa on havaittavissa puutteita henkilöstön osaamisessa, josta koituu taloudellisia vahinkoja, on yrityksen heti puututtava toimintaan paremmalla henkilöstön kouluttamisessa, työssä ohjauksella ja perehdyttämisellä.

Esimiehen keskeistä osaamista on tunnistaa sekä olemassa olevan että uuden henkilöstön osaamisen puutteet ja korjata ne kuntoon. Perehdytysprosessi on sidoksissa yrityksen muihin prosesseihin ja mikäli ne eivät ole kunnossa, on perehdyttäminen vaikeaa tai hidasta. Perehdyttämisestä on mahdollista tehdä myös mukava asia ja joissakin firmoissa esimiehelle maksetaan perehdytyspalkkio. Se ei kuitenkaan saisi olla pienempi kuin mitä henkilö olisi saanut muusta työstä eli jos taloudellisella ohjauksella perehdytyspalkkio onkin sanktio, ei asiassa ole uuden työntekijänkään kannalta kovin paljon järkeä. Perehdytys on ennen kaikkea prosessi, ei uuvuttava projekti. Yrityksen käytännöt uudistavat tässäkin asiassa itse itseään, mutta tämä panostus perehdytykseen maksaa itsensä moninkertaisesti takaisin ja kallis rekrytointi-investointi kaikkine vaiheineen ei valu hukkaan.

Lopuksi kultainen ajatus: Jokainen uusi työntekijä toivotetaan tervetulleeksi lämpimästi ja ammattimaisesti.