Tehoa rekrytointiin osaajatarpeiden muotoilulla
TEKSTI | Elina Salo
Kohtaanto-ongelma vaivaa työnantajia yhtä lailla, kun työnhakijoitakin. Urbaania kasvua -hankkeessa yritysten rekrytointipalvelun tarpeeseen kehitettiin Osaajatarpeiden järjestely- ja muotoiluapu, jolla tuetaan vantaalaisia yrityksiä osaavan työvoiman löytämisessä. Samalla yrityksiä kannustetaan rekrytoimaan sosiaalisesti vastuullisella tavalla, koska työelämässä tarvitaan jokaisen työikäisen panosta.
Työmarkkinoiden kohtaanto
Kohtaanto-ongelma on ollut Suomessa tapetilla pitkään. Kohtaannolla tarkoitetaan kysynnän ja tarjonnan kohtaamista: vastaako markkinoilla oleva työvoima työnantajien tarpeisiin? Pystytäänkö avoimet työpaikat täyttämään työnhakijoilla? Löytyykö työttömille työpaikkoja? Kohtaantoa on yritetty ratkoa moninaisin keinoin, mutta haasteen kompleksisuuden takia yhtä ainoaa ratkaisua ei ole löydettävissä. (Pehkonen, Huuskonen & Tornberg 2018.)
Maailmanlaajuinen koronakriisi on tuonut omat mausteensa työllisyyden kentälle. Keväällä monet yritykset joutuivat sopeuttaman toimintansa poikkeukselliseen tilanteeseen ja valtava määrä ihmisiä joutui lomautetuksi. Kesän ja alkusyksyn aikana elpymistä on jo näkynyt ja tilastojen valossa näyttää, että osa lomautetuista on päässyt määräaikaisen lomautuksen jälkeen palaamaan töihin (TEM 2020). Tuore Pk-yritysbarometri ennustaa, että suuri osa yrityksistä pystyisi pitämään kiinni työntekijöistään (Suomen Yrittäjät ry 2020). Pidemmän aikavälin seurauksia on kuitenkin vielä mahdotonta arvioida luotettavasti. Vasta ajan kuluessa voimme nähdä koronakriisin todelliset vaikutukset työmarkkinoille.
Työnhakijoiden määrä on koronakriisin myötä lisääntynyt ainakin väliaikaisesti. Siitä huolimatta kohtaannon haaste on yhä olemassa. Esimerkiksi Kauppakamarin tuoreen tutkimuksen mukaan yritysten osaajapula ei ole koronan myötä kadonnut (Valtonen 2020). Näin ollen tulee yhä kiinnittää huomiota siihen, että työvoimaa saadaan työllistettyä monipuolisesti. Kestämätön ratkaisu on jättää osatyökykyiset tai pitkäaikaistyöttömät työelämän ulkopuolelle.
Työnhakijoiden tueksi onkin markkinoilla paljon palveluita, joilla pyritään kasvattamaan hakijoiden työmarkkinakelpoisuutta. Kohtaantoa parannetaan moninaisin työllisyyspalveluin esimerkiksi tukemalla hakijoita osaamisen päivittämisessä, tarjoamalla uravalmennusta tai opettamalla työnhakutaitoja.
Yrityksille tukea rekrytointiin
Kohtaantoa ei voida ratkaista pelkästään työnhakijoiden palveluilla vaan ongelman ratkaisemiseksi tarvitaan tukea työnantajatahoillekin. Yritykset tarvitset keinoja työvoimatarpeidensa täyttämiseen ja apua markkinoilla olevan työvoiman rekrytointiin.
Yritysten rekrytointipalvelun tarpeeseen Urbaania kasvua -hankkeessa rakennettiin Osaajatarpeiden järjestely- ja muotoiluapu. Palvelu syntyi työelämälähtöisesti, kun Kasvudiili 1:n pilotoinnin alkuvaiheessa kävi ilmi, että pienissä yrityksissä ei ole tietoa työmarkkinatilanteesta. Pienissä yrityksissä ei aina ole erikseen hr-asiantuntijaa töissä, vaan rekrytointi voi muiden töiden ohessa olla esimerkiksi toimitusjohtajan vastuulla. Spesifin rekrytointiosaamisen puuttuessa rekrytoivalla taholla voi olla epärealistiset odotukset prosessista ja markkinoilla olevasta työntekijätarjonnasta.
Yritysten kanssa keskusteltaessa tuli esille, että useissa yrityksissä avoimia paikkoja ei ollut saatu täytettyä, koska sopivaa henkilöä tehtävään ei ollut löytynyt. Kun rekrytointia lähdettiin hankkeen asiantuntijan kanssa tutkimaan pala palalta, todettiin että prosessia kehittämällä vastaavuus työnhakijoiden kanssa on löydettävissä.
Yritysten osaajapula ei ole koronan aikana kadonnut. Työvoiman monipuoliseen työllistämiseen on kiinnitettävä huomiota.
Yritysten rekrytoinnin helpottamisen lisäksi palvelulla oli myös sosiaalisesti vastuullisia tavoitteita: kun työntekijöistä on pulaa tai sopivaa henkilöä ei muusta syystä löydy, nousee merkitykselliseksi vaikeasti työllistyvien rekrytointi. Erilaisia ihmisiä rekrytoidessa tulee huomioida erityisellä tavalla tekijän ja tehtävien yhteensovittaminen. Siinä ulkopuolinen tuki voi olla hyödyksi.
Onnistunut rekrytointiprosessi
Yrityksen rekrytointiprosessissa ensimmäinen askel on selvittää, mitä osaamista yrityksestä jo löytyy. Näin kasvaa ymmärrys tarvittavasta uudesta osaamisesta ja rekrytoinnin tarve tarkentuu. Mitä selkeämmin työpaikkailmoitukseen pystyy kuvailemaan työtehtävät, vastuualueet ja osaamistarpeet, sitä varmemmin työnhakija ilmoituksesta kiinnostuu. Ympäripyöreillä muotoiluilla ja yleisillä fraaseille työ jää niin epämääräiseksi, ettei se houkuta hakemaan. Toki siitä huolimatta ilmoituksella voidaan saada työhakemuksia, mutta konkretian puuttuessa on suuri riski, etteivät työnantajan ja -hakijan tulkinnat työn sisällöstä kohtaa. Pahimmassa tapauksessa erilaiset odotukset käyvät ilmi vasta työsuhteen alettua ja työsuhde on purettava. Työnantajan tuleekin tietää tarkasti, mihin tehtävään ollaan työntekijää rekrytoimassa ja mitä osaamista kyseinen työtehtävä vaatii tekijältään.
Kun työtehtävän sisältö ja sen asettamat vaatimukset on saatu selkiytettyä, voidaan vielä miettiä vaatimusten arvotusta. Mitä taitoja hakijalla on ehdottomasti oltava valmiina ja mitä osaamista voidaan kouluttaa. Jos työn suorittamisen edellytyksenä on työturvallisuuskortti, voisiko työnantaja järjestää koulutuksen uudelle työntekijälle ja samalla varmistua osaamisen ajantasaisuudesta. Tai voisiko uusi työntekijä suorittaa hygieniapassin ensimmäisinä työpäivinään osana perehdytystä, mikäli todistusta ei ole valmiina?
Monissa työtehtävissä keskeisintä on sellainen osaaminen, joka karttuu työtä tekemällä. Koska jokainen työpaikka on kulttuuriltaan, työtavoiltaan, välineiltään ja tuotteiltaan erilainen, harvalla on valmiina täsmälleen työpaikkaan sopivaa osaamiskokonaisuutta. Kun uudella työntekijällä on oppimiskykyä ja itsensä kehittämisen asennetta, voidaan osaamista täydentää perehdytyksen yhteydessä. Työtehtävien kuvaileminen konkreettisella tasolla ja osaamistarpeiden perinpohjainen pohtiminen on harvoin työnantajalle helppoa. Hyvä pohjatyö kuitenkin kannattaa, koska se edesauttaa onnistunutta rekrytointia ja tuottaa kestäviä työsuhteita.
Sopivan henkilön valinta
Kun työpaikka on muotoiltu ja sanoitettu ilmoitukseen, saadaan työhakemuksia. Ne kannattaa lukea läpi avoimin mielin. Kokemuksen lisäksi on hyvä huomioida esiin tuleva potentiaali. Ansioluettelosta voi käydä ilmi hakijan harrastustoiminnasta kertynyt osaaminen ja se, mistä asioista hän on kiinnostunut tai mitä hän on valmis opiskelemaan lisää. Rekrytoijan on hyvä miettiä, että merkitseekö yritykselle enemmän hakijan työhistoria vai se, mikä on hänen intohimonsa tällä hetkellä. Työn murroksessa harva meistä tietää, millaiseksi työ muotoutuu lähivuosina, joten tämänhetkisen osaamisen lisäksi on hyvä kiinnittää huomiota työnhakijan kehittymismahdollisuuksiin. Työhaastatteluun kannattaa kutsua erilaisista taustoista tulevia hakijoita ja rohkeasti kokeilla erilaisten henkilöiden sopivuutta yrityskulttuuriin.
Sopiva osaaja rekrytoidaan onnistuneesti, kun yrityksessä tiedetään, minkälaista osaajaa tarvitaan.
Haastatteluvaiheessa on hyvä selvittää, onko joidenkin hakijoiden palkkauksen tueksi mahdollista saada taloudellisia tukia. Pitkään työttömänä olleen henkilön palkkausta tuetaan rahallisesti sekä valtion että kuntien toimesta. Lisäksi esimerkiksi Vantaalla nuoren työttömän työllistämiseen on saatavilla erityinen rekrytointituki. Vammaisten osatyökykyisten työsuhteeseen on tarjolla henkilön oman työhönvalmentajan konkreettinen apu esimerkiksi perehdytykseen. Vammasta tai sairaudesta johtuvaan apuvälinetarpeeseen saa rahallista Työolosuhteiden järjestelytukea. Kun kaikki tukimahdollisuudet ovat selvillä, on helpompi valita aidosti paras osaaja ilman, että esimerkiksi osatyökykyisyys asettaa hakijaa erilaiseen asemaan. Näin kenenkään potentiaali ei jää yritykseltä hyödyntämättä.
Kun oikea henkilö on valittu, tulee rekrytointiprosessiin panostaa yhä. Uusi työntekijä tarvitsee kattavan perehdytyksen taustasta riippumatta. Tarvittaessa työsuhteen alussa on mahdollista solmia oppisopimus, jossa osaamista täydennetään ammatillisella koulutuksella. Myös erilaiset yrityksen sisäiset koulutukset ovat hyödyllisiä työsuhteen alussa. Uutta opittavaa on yleensä kaikilla uutta työtä aloittaessa. Jotta saadaan paras mahdollinen lopputulos, oppimiseen ja perehtymiseen on hyvä varata aikaa työsuhteen alussa.
Tukipalveluilla minimoidaan riskejä
Kaikkea edellä kuvattua tehtiin pk-yritysten kanssa yhdessä hankkeen tuottamassa Osaajatarpeiden järjestely- ja muotoiluavussa. Prosesseissa luotiin kestäviä työsuhteita ja pystyttiin auttamaan yrityksiä täyttämään sellaisia työntekijätarpeita, joihin osaajaa oli etsitty jo pidemmän aikaa. Rekrytointi sisältää aina riskin eikä täydellistä varmuutta henkilön sopivuudesta pystytä etukäteen todentamaan millään keinoilla. Hyvä pohjatyö ennen kaikkea työtehtävän muotoilussa ja konkreettisessa sanoittamisessa kuitenkin poistaa rekrytoinnin sudenkuoppia. Rekrytointiin on saatavilla myös monenlaisia apuja ja tukia, joita hyödyntämällä riskejä pystyy minimoimaan. Valtakunnallisesti rekrytointipalveluita työnantajille tuottaa TE-toimisto ja kuntakohtaisesti kaupunkien työllisyyspalvelut, esimerkiksi Vantaalla Yritysohjaamo (kts. lisää Työ- ja elinkeinoministeriö 2020, Vantaan kaupunki 2020).
Vaikka rekrytoinnin onnistuminen ei ole 100 % varmaa millään tuilla ja avuilla, suurimpana riskinä voidaan kuitenkin nähdä se, ettei yritys rekrytoi ollenkaan. Ilman työvoimaa yritys ei pysy elinvoimaisena ja kilpailijat viilettävät ohi vauhdilla.
Kirjoitus julkaistu alunperin Kokemuksia kentältä -hankejulkaisussa
Lähteet
Pehkonen, J., Huuskonen J. & Tornberg K. 2018. Kohtaanto työmarkkinoilla – havaintoja ja politiikkajohtopäätöksiä. Valtioneuvoston selvitys- ja tutkimustoiminnan julkaisusarja 15/2018. Valtioneuvoston kanslia. https://tietokayttoon.fi/julkaisu?pubid=24906
Suomen Yrittäjät ry 2020. Pk-yritysbarometri syksy 2020. Suomen Yrittäjät, Finnvera Oyj, Työ- ja elinkeinoministeriö. https://www.yrittajat.fi/sites/default/files/sy_pk_barometri_syksy2020_vk_raportti.pdf
TEM 2020. Koronaviruksen vaikutukset työllisyystilanteeseen. Työ- ja elinkeinoministeriö. https://tem.fi/koronaviruksen-vaikutukset-tyollisyystilanteeseen
Työ- ja elinkeinoministeriö 2020. Rekrytointipalvelut. http://toimistot.te-palvelut.fi/rekrytointipalvelut
Valtonen, M. 2020. Kauppakamarikysely: Osaajapula ei ole kadonnut koronan myötä. Keskuskauppakamari. https://kauppakamari.fi/tiedote/kauppakamarikysely-osaajapula-ei-ole-kadonnut-koronan-myota/
Vantaan kaupunki 2020. Yritysohjaamo. https://www.businessvantaa.fi/rekrytoi/yritysohjaamo/