Fasilitointi on hankeasiantuntijan ydinosaamista

23.3.2021
Blogi

TEKSTI | Anniina Honkonen

Projektikoordinaattori, projektityöntekijä, hanketyöntekijä, hankeasiantuntija. Tärkeällä työntekijällä on monta nimitystä. Työnkuvakin vaihtelee hankkeen, sen tavoitteiden ja toimenpiteiden mukaan. Oli kyseessä millainen projekti ja työnkuva tahansa, hankeasiantuntijalla olisi hyvä olla fasilitointiosaamista. Hyvät fasilitointitaidot omaava hankeasiantuntija mahdollistaa prosessien etenemisen ja haluttuun lopputulokseen pääsemisen.

Työskentelen tällä hetkellä Vantaan kaupungin koordinoimassa Urbaania kasvua Vantaa -hankkeessa (2019-2022), jossa Laurea-ammattikorkeakoulu toimii yhtenä osatoteuttajana. Urban Innovative Actions -rahoitteisessa hankkeessa on tavoitteena tukea vantaalaisia pk-yrityksiä niiden kasvussa, työvoiman osaamistason nostamisessa, alueen työllisyyden parantamisessa sekä työpaikkojen kehittämisessä ja lisäämisessä. Hankkeessa kehitetään pk-yritysten tarpeisiin palveluita, jotka tukevat yritysten kasvua ja sosiaalisia investointeja. Hanke perustuu yhteiskehittämiselle, joten olen tarvinnut fasilitoinnin taitoja useammassakin hankkeen vaiheessa. Ennen tätä hanketta en oikeastaan edes tiennyt, mitä fasilitointi on. En ollut fasilitoinut yhtään työpajaa tai kokousta. Kun eteen tuli työpajan fasilitointi, oli aika haastaa itsensä ja kehittää osaamistaan. Tässä artikkelissa käyn läpi fasilitoijan ydinosaamisen kompetensseja ja reflektoin omia kokemuksiani työpajojen fasilitoinnista.

Fasilitointi ohjaa ryhmäprosessin toimintaa kohti yhteistä tavoitetta

Oletko joskus osallistunut työpajaan, joka on tuntunut pelkältä ajanhaaskaukselta? Tai vetänyt työpajaa, jossa kommunikaatio ei toimi, osallistujat eivät ole innostuneita ja asiat eivät etene? Oli kyse sitten strategiatyöstä, tutkimustulosten käsittelystä, toimenpiteiden suunnittelusta ja jalkauttamisesta tai tiimin kehittämisestä, fasilitointi toimii ryhmäprosessin ohjaamisen toimintana (Kantojärvi 2012, 11).

Fasilitointi tarkoittaa ryhmän työskentelyn tavoitteellista ohjaamista erilaisissa ryhmätilaisuuksissa, kuten palavereissa ja työpajoissa niin, että kaikki ryhmän jäsenet osallistuvat aktiivisesti ja tasapuolisesti työskentelyyn. Tämä tapahtuu huolellisen suunnittelun ja erilaisten ryhmätyöskentelyn menetelmien avulla sekä turvallisen ja osallistavan ilmapiirin muodostamiseen eri tavoin vaikuttamalla. (Sipponen-Damonte 2020, 14.) Fasilitaattorin tehtävänä on saada ihmiset kukoistamaan ryhmissä ja antamaan parastaan yhteisen tavoitteen eteen (Grape People 2020).

Fasilitointi palvelee samanaikaisesti sekä organisaatiota että yksilöä. Fasilitointi edesauttaa erilaisten näkökulmien esiin tuomista ja niistä keskustelua. Lisäksi se mahdollistaa sitoutumisen, ja muutoksiin liittyvien tunteiden käsittelyä, mikä edelleen edistää muutoskyvykkyyttä. Fasilitointi vaikuttaa työn merkityksellisyyden kokemukseen. Se näkyy muun muassa hallinnan tunteen säilyttämisessä muutostilanteissa ja työhyvinvoinnissa. (Sipponen-Damonte 2020, 15-16.)

Fasilitaattorin osaamis- ja tehtäväalueet

Fasilitaattorilta edellytetään monia taitoja ja valmiuksia, jotta hän voi auttaa osallistujia onnistumaan yhteistyössä ja pääsemään sille asetettuun tavoitteeseen. Fasilitointiin erikoistuneen Miikka Penttisen mukaan fasilitaattorin kuusi pääosaamisaluetta ovat:

  1. fasilitaattorin rooli
  2. työpajan vaiheet ja menetelmät
  3. psykologinen turvallisuus
  4. yhteisen suunnan luominen
  5. ideoiden visualisointi
  6. tavoitteeseen pääseminen (Penttinen 2020; Penttinen 2021).

Penttisen luettelemien osaamisalueiden mukaan hyvä fasilitaattori ei ota kantaa käsiteltävään asiaan, vaan helpottaa ryhmän työskentelyä tarjoamalla prosessin, tehtävät ja juoksutuksen. Hän ymmärtää oman roolinsa ja sen soveltamisen mahdollisuudet. Hyvä fasilitoija käyttää työpajan runkona selkeitä työvaiheita, esimerkiksi selkeytystä, ratkaisuja ja toimenpiteitä. Fasilitaattori mahdollistaa sekä ennakkoluulottoman ideoinnin (divergenssin) että ideoiden kriittisen valinnan (konvergenssin) ja varmistaa, että ryhmä keskittyy kerrallaan vain toiseen näistä – ideoidessa ei anneta kritiikkiä ja valintatilanteessa ei ideoida enää uutta. Lisäksi hän osaa valita oikeat menetelmät ideoiden ja ehdotusten tuottamiseen ja valintaan jatkotyöskentelyä varten. Vetäjä hyödyntää erilaisia keinoja, kuten dialogia sekä yksilö- ja ryhmätyöskentelyn menetelmiä sitouttaakseen osallistujat tavoitteeseen. (Penttinen 2020; Penttinen 2021.)

Osaava fasilitaattori saa aikaan luottamuksen ilmapiirin ja psykologisen turvallisuuden tunteen ryhmäytymisellä ja omalla toiminnallaan, kuten näkyväksi tekemisellä ja osallistujien arvostamisella. Hän ottaa huomioon erilaiset osallistujat ja tarkistaa osallistujien sitoutumisen astetta työskentelyn eri vaiheissa. Fasilitoijalla on kyky johdatella ryhmä kohti tilaisuuden tavoitetta. Ryhmän fokusointiin ja päätöksenteon helpottamiseen auttaa ideoiden visualisoinnin taito. Onnistuakseen tulee vetäjän konkreettisesti asettaa tilaisuudelle tavoite, kommunikoida siitä sekä tarkistaa ja arvioida työpajan lopuksi päästiinkö tavoitteeseen. (Penttinen 2020; Penttinen 2021.)

Ammattifasilitaattori Mirjami Sipponen-Damonte listaa fasiliaattorille kuusi tehtäväaluetta, jotka ovat The International Association of Facilitators -yhdistyksen (IAF) määrittelemät. Näiden tehtäväalueiden mukaan fasilitaattori:

  1. rakentaa hyvän yhteistyön asiakkaan kanssa
  2. suunnittelee tarkoituksenmukaisen ryhmäprosessin
  3. luo ja ylläpitää osallistavaa ilmapiiriä
  4. johdattaa ryhmän tarkoituksenmukaiseen ja hyödylliseen lopputulemaan
  5. ilmentää positiivista ammatillista asennetta
  6. rakentaa ja ylläpitää ammatillista perustietämystä (Sipponen-Damonte 2020, 17.)

Käytännössä hyvän yhteistyön rakentaminen asiakkaan kanssa vaatii sekä toimivien kumppanuussuhteiden kehittämistä, asiakkaan tarpeisiin vastaavien lähestymistapojen muotoilua ja räätälöintiä, että moniosaisten kokonaisuuksien tuloksekasta johtamista alkuneuvotteluista ja tilaisuuden suunnittelusta fasilitointiin ja arviointiin. Tarkoituksenmukaisen ryhmäprosessin suunnittelu pitää sisällään selkeiden menetelmien ja prosessien valinnan sekä ajankäytön ja tilan valmistelut prosessia tukeviksi (Sipponen-Damonte 2020, 160-161.) Sipponen-Damonte käyttää sana asiakas, joka voi tarkoittaa sekä fasilitaattorin oman organisaation ulkopuolista toimijaa, mutta myös oman organisaation sisäistä toimijaa. Usein fasilitoija onkin oman organisaation asiantuntija, joka vetää esimerkiksi kollegoistaan koostuvaa työskentelyryhmää.

Toimivien osallistamis- ja vuorovaikutustaitojen harjoittaminen, erilaisuuden tunnistaminen ja arvostaminen, ryhmään kuulumisen tunteen varmistaminen, ryhmässä syntyvien konfliktien hallitseminen sekä ryhmän luovuuden herättäminen ovat keinoja, joilla fasilitoija luo ja ylläpitää osallistavaa ilmapiiriä. Ryhmän johdattaminen tarkoituksenmukaiseen ja hyödylliseen lopputulemaan edellyttää ryhmän ohjaamista selkeillä menetelmillä ja prosesseilla, ryhmän oman työskentelytietoisuuden fasilitointia ja ryhmän johdattamista yhteisymmärrykseen ja tavoiteltuun lopputulemaan. (Sipponen-Damonte 2020, 162-165.) Positiivisen ammatillisen asenteen ilmentäminen tarkoittaa itsearvioinnin ja itsetuntemuksen harjoittelua, eettisesti toimimista sekä ryhmän potentiaaliin luottamista ja neutraalina oloa. Ammatillisen perustietämyksen rakentaminen ja ylläpitäminen mahdollistuvat kehittämällä tietämystä ryhmien ja organisaatioiden toiminnasta, tuntemalla fasilitointimenetelmien laajan kirjon sekä ylläpitämällä ammattimaista olemusta. (Sipponen-Damonte 2020, 166-168.) Aina neutraalina olo ei täysin onnistu, sillä monesti organisaatioissa työpajoja vetävät fasilitaattorit ovat itsekin mukana kehitettävässä toiminnassa ja sen sisällöissä. Sisältöneutraalius voi olla vaikeaa, jos itsellä on aiheesta paljon sanottavaa ja ideoita.

Fasilitointikokemukseni Urbaania kasvua Vantaa -hankkeessa

Fasilitoin ensimmäiset työpajat Urbaania kasvua Vantaa -hankkeessa syksyllä 2020. Kyseessä oli hankkeen kolmanteen kasvudiiliin kuuluvan benchmark-palvelun suunnittelu. Kolmannessa kasvudiilissä tuetaan yrityksiä teknologisessa muutosprosessissa ja valmennetaan osaamisen kehittämiseen liittyvissä teemoissa. Benchmark-palvelu oli hankesuunnitelmassa määritelty yritysten välisiksi tapaamisiksi, jotka luovat lisätietoa hankkeen toisessa palvelussa tehtävien investointisuunnitelmien luomiseksi ja toteuttamiseksi. Työpajojen tavoitteena oli miettiä, mitä suunnitelmaan kirjatut benchmark-tapaamiset hankkeessa tarkoittavat ja miten ne toteutetaan keväällä 2021 ottaen huomioon koronan tuomat rajoitukset ja kohdeyritysten tarpeet.

Työpajoihin osallistuivat kaikki hankkeen parissa työskentelevät noin kolmekymmentä henkilöä. Ensimmäinen työpaja toteutettiin kasvotusten, toinen verkon yli pidettynä tapaamisena. Benchmark-teemaa oli käsitelty aiemmin kahdessa työpajassa, joissa en ollut fasilitoijana. Hyödynsin näiden työpajojen tuotoksia omien työpajojeni suunnittelussa. Työpajojen lopputuloksena oli Kasvuklinikka – Sanoista tekoihin! Investointitarinat kasvuun ja kehitykseen –tapahtuma, joka järjestetään huhtikuussa 2021.

Benchmark-työpajojen jälkeen olen fasilitoinut hankkeessa muitakin työpajoja, viimeisenä kaksi blogitekstien ideointityöpajaa. Kokemus tuo varmuutta, mutta samalla se kasvattaa intoa oppia uutta – millaisia menetelmiä ja etätyökaluja voisin tällä kertaa hyödyntää ja miten voisin tehdä asioita eri tavalla. Hyvän etukäteissuunnittelun ja esimerkiksi etätyökalujen testaamisen lisäksi vertaismentoroinnilla on mielestäni tärkeä osa työpajojen suunnittelua ja suunnitelman läpikäyntiä. Fasilitointitaitojen opiskelulla on tärkeä merkitys oman osaamisen kehittymisessä, mutta taitojen ja kokemuksen lisäksi tarvitaan asennetta. Fasilitointi vaatii rohkeutta hypätä ryhmän eteen ja johdattaa keskustelua määrätietoisesti, mutta silti osallistujien tahtiin ja ajoittaiset rönsyilyt sallien.

Oman työpajojen jälkeisen reflektoinnin oheen olen pyytänyt palautetta fasilitoimiini työpajoihin osallistuneilta hankkeen työntekijöiltä. Palautteen sai kirjoittaa vapaamuotoisesti enkä ohjannut vastaajia miettimään palautetta aiemmin mainittujen Penttisen (2020; 2021) ja Sipponen-Damonten (2020) osaamis- ja tehtäväalueiden näkökulmasta. Saamani palautteen voi kuitenkin ryhmitellä näihin osaamis- ja tehtäväalueisiin:

  • Fasilitaattorin rooli
    • palautteen mukaan olen onnistunut tilaisuuden selkeän agendan luomisessa ja ennakkoviestimisessä osallistujille, tarpeeksi jämäkän aikataulun suunnittelussa ja siinä pysymisessä sekä nopeassa reagoinnissa haasteiden ilmaantuessa eli rakentamaan hyvän yhteistyön asiakkaan kanssa ja rakentamaan ammatillista perustietämystäni
  • Työpajan vaiheet ja menetelmät sekä ideoiden visualisointi
    • olen onnistunut työpajan vaiheiden suunnittelussa ja loogisessa etenemisessä, menetelmien, työskentelytapojen ja etätyökalujen monipuolisessa, sujuvassa ja tarkoituksenmukaisessa käytössä sekä aikaansaannosten nopeassa ja selkeässä kokoamisessa eli suunnittelemaan tarkoituksenmukaisen ryhmäprosessin
  • Psykologinen turvallisuus ja yhteisen suunnan luominen
    • olen onnistunut omassa esiintymistavassa ja ohjeistuksessa, tilaisuuden sallivan ja sopivan keveän ilmapiirin luomisessa ja osallistujien kannustamisessa, innostamisessa, motivoinnissa ja osallistamisessa, mutta myös sopivassa haastamisessa eli ilmentänyt positiivista ammatillista asennetta ja luonut osallistavan ilmapiirin työpajoihin
  • Tavoitteeseen pääseminen
    • olen onnistunut tilaisuuden tavoitteen järkevässä mitoituksessa ja lähestyttävyydessä sekä tavoiteltuun lopputulokseen pääsemisessä, jatkotoimenpiteissä ja niistä vastuuttamisessa sekä etenemisen seurannassa työpajojen välillä/jälkeen eli johdattanut ryhmän tarkoituksenmukaiseen ja hyödylliseen lopputulemaan.

Sain palautteissa myös hyviä kehittymisen kohteita. Niiden mukaan minun tulee kiinnittää huomiota aloitukseen eli lämmittelyyn sekä työpajan vaiheiden, tavoitteen, odotusten ja työskentelytapojen selkeämpään kertomiseen. Edelleen kehitettävää löytyi ryhmätöiden tulosten purkutilanteessa esimerkiksi keskusteluun käytettävän ajan ja toteutustavan sekä tuloksien jakamisen osalta. Fasilitaattorin osaamis- ja tehtäväalueista on siis jo jotain omaksuttu, mutta vielä on lisää opittavaa. Oman henkilökohtaisen kehittymisen tueksi tarvitaankin fasilitointikokemuksien lisäksi koulutusta.

Fasilitointitaidot hanketyöntekijän osaamisen kehittämisen ytimessä

Urbaania kasvua Vantaa -hankkeen Laurea-tiimissä työskentelee tällä hetkellä viisi hanketyöntekijää. Jokaisella on oma osaamisensa ja taustansa sekä työnkuvansa hankkeessa. Tiimistä löytyy kiinnostusta ja osaamista projektityöskentelyn ohella muun muassa liiketaloudesta, pedagogiikasta, tutkimustyöstä, viestinnästä, kansainvälisestä kaupasta, yrittäjyydestä, vanhustyöstä, sosiaalipsykologiasta sekä käyttäytymistaloustieteestä.

Yhteiskehittämiseen perustuvassa Urbaania kasvua Vantaa -hankkeessa fasilitointitaidot ovat kuitenkin ne, joita tarvitaan työtehtävästä riippumatta. Oli kyse sitten podcast-työryhmän vetämisestä, Asiallista kivaa! -tuokioiden järjestämisestä, kasvudiilien palveluiden suunnittelusta tai raportoinnin edistämisestä, niin kaikessa tarvitaan fasilitointitaitoja, jotta asiat saadaan edistymään ja hanke etenemään kohti tavoitteitaan. Tämä on esimerkki vain yhdestä hankkeesta, mutta ei varmastikaan ainoa. Koska TKI-työhön tullaan jatkossa panostamaan entistä enemmän ja hankkeet muuttuvat moniulotteisimmiksi ja useamman tekijätahon toteuttamiksi, tarvitaan hankkeessa vankkaa osaamista ryhmätyöskentelyn edistämiseksi ja tavoitteiden saavuttamiseksi niin etänä kuin yhteisen pöydän ääressä. Hyvät fasilitointitaidot omaava työntekijä mahdollistaa monenlaisten prosessien etenemisen ja haluttuun lopputulokseen pääsemisen niin hankkeissa kuin muissakin työtehtävissä organisaation sisällä.

Voisivatko fasilitointitaidot olla siis tulevaisuudessa kaikkien laurealaisten hanketyöntekijöiden perusosaamista? Voisiko fasilitointi olla jopa yksi seuraavista osaamismerkeistämme? Tämä olisi hyvä investoinnin paikka henkilöstön osaamisen kehittämiseen koko korkeakoulutasolla. Samalla se laajentaisi osaamismerkkien kokoelmaa myös opetuksen ulkopuolella oleville työntekijöille. Kertyneen kokemuksen pohjalta voin todeta, että fasilitointitaidot ovat hankeasiantuntijan ydinosaamista, johon kannattaa keskittyä organisaatiotasolla.

Kirjoitus julkaistu alunperin 10.03.2021 Laurea Journalissa, CC BY-SA 4.0 -lisenssi

Lähteet

Lue myös: Pieni majatalo merenrannalla eli miten uteliaisuus opettaa