Kännykkäsovellus osaamisen kehittämisen tavoitteiden saavuttamiseksi
TEKSTI | Sini Maunula ja Anssi Turanvuori
Omien tavoitteiden saavuttaminen ja lupausten pitäminen itselle on välillä vaikeaa. Sitä haluaisi olla 10kg hoikempi, pistää rahaa säästöön, osata ruotsia paremmin ja päivittää viimeinkin se Linkedin. Riippumatta siitä, kuinka tärkeä tavoite meille on, emme silti välttämättä pääse tavoitteeseemme. Avuksi näihin haasteisiin on nykyisin saatavilla monenlaisia sovelluksia. FatSecret voi auttaa painonhallinnassa, HUS:in uniterapiasovelluksella voi löytyä helpotusta unettomuuteen, PolarFlow kannustaa aktiivisempaan elämäntapaan ja Cuckoo tauottamaan työpäivää. Urbaania kasvua Vantaa -hankkeessa syntyi idea sovelluksesta, joka voisi auttaa osaamisen kehittämiseen liittyvien tavoitteiden saavuttamisessa. Tässä artikkelissa kerrotaan, kuinka sovelluksen kehitys ja testaus toteutettiin ja millaisia tuloksia kokeilusta saatiin.
Johdanto
Urbaania kasvua Vantaa (UKV) -hankkeen yksi työpaketti kehittää Proof of Concepteja (PoC), mikä tarkoittaa konsepti-idean nopeaa testausta tarkoituksena osoittaa, toimiiko idea (Techslang 2020). Hankkeen yksi konsepti-idea on ollut osaamistavoitteiden saavuttamista tukeva Personal Digital Coach (PDC) -kännykkäsovellus.
Sovelluksen kehitys tapahtui vauhdilla, ideasta toimivaan versioon viidessä viikossa. Testaus toteutettiin vuoden 2020-2021 vaihteessa. Kokeilun aikana ja sen jälkeen havaittiin selkeitä kehityskohteita niin sovelluksen toiminnassa kuin sen ideassa. Tavoitteen asetanta osoittautui haastavaksi ja sovelluksen käyttötarkoitus liian laajaksi. Jatkosuunnittelussa keskitytäänkin ratkaisemaan testauksessa havaittuja ongelmia ja miettimään sovelluksen käyttökohdetta uudelleen.
Tässä artikkelissa kerrotaan Personal Digital Coach -sovelluksen tausta-ajatuksesta, käytännön toteutuksesta sekä kokeilujakson palautekyselyn tuloksista, päähavainnoista sovelluksen kehityskohteista sekä ratkaisusuunnitelmista.
Personal Digital Coach -sovelluksen lähtökohta
UKV-hankkeessa tehdyissä työntekijähaastatteluissa havaittiin, että ammatillisen osaamisen kehittäminen jää usein työntekijän itsensä vastuulle. Työntekijät eivät koe tarvetta osaamisen kehittämiselle, koska sen koettu käyttöarvo nähtiin pienenä. Toisena haasteena oli minäkyvykkyys. (Erkkilä & Kortesalmi 2020; Erkkilä, Lamberg & Kortesalmi 2021).
Minäkyvykkyys tarkoittaa kokemusta omien kykyjen riittämisestä haasteista selviämisestä. Jos usko omiin kykyihin on riittämätön, tilanteeseen hakeutumista vältellään (Bandura 1997). Minäkyvykkyyden vahvistamiseksi UKV-hankkeessa alettiin kehittää taskussa kulkevaa sparraaja. Ajatus oli kännykkäsovelluksella kannustaa työntekijän minäkyvykkyyden kasvamista, jotta valmiudet oman osaamisen kehittämiseen paranisivat (Suomala & Räsänen 2020).
Vaikka kännykän automatisoitu palaute ei vastaa vuorovaikutuksessa saatavaa tukea, on sovelluksella omat etunsa erityisesti saavutettavuuden kannalta. Käyttäjiä voi olla useita, sitä voi käyttää ajasta ja paikasta riippumatta ja se voi olla käyttäjälleen ilmainen. Toimiva sovellus mahdollistaisi osaamisen kehittämisen tuen laajoille ryhmille suhteellisen pienillä resursseilla.
Kehitystyö
Suunnittelu käynnistyi, kun havaittiin selkeä liityntäpinta hankkeen niin sanottuun Boost-valmennukseen, jossa pohdittiin ammatillisen osaamisen kehityksen haasteita ja asetettiin henkilökohtaisia tavoitteita. Sovellus nähtiin sopivan valmennuksen jatkoksi, jotta valmennuksen jälkeen voitaisiin tukea valmennuksessa asetettujen tavoitteiden saavuttamista.
Sovelluksen toiminta-ajatuksena oli minikyselyiden avulla kartoittaa henkilön minäkyvykkyyttä ja tavoitteen käyttöarvoa tasaisin väliajoin (Suomala & Räsänen, 2020). Käyttäjä pystyi muutaman näytön pyyhkäisyn avulla antamaan arvionsa sen hetkisestä tilanteestaan. Minäkyvykkyyden ja käyttöarvon kehityksen perusteella henkilölle lähetettiin viestejä, jotka pyrkivät tuuppaamaan käyttäjää tavoitetta kohti. Viestit ohjasivat muun muassa tavoitteen jakamiseen pienemmiksi osatavoitteiksi, aikataulutettujen lupausten antamiseen ja tavoitteen uudelleen sanoittamiseen, mikäli nykyinen tavoite tuntui liian haastavalta tai sen koettu käyttöarvo oli laskenut.
Sovelluksen hankintaa varten tehtiin noin sadan kohdan vaatimusmäärittelylista ja neljä käyttäjätarinaa, joita sovelluksen tuli toteuttaa. Toimittajan valinnan jälkeen edettiin nopeasti sovelluksen toiminnan ja sisältöjen suunnitteluun. Kokonaisuudessaan suunnittelun alusta ensimmäiseen toimivaan versioon meni viisi viikkoa.
Kokeilujakso käyttäjien kanssa
Boost-valmennettavien lisäksi testiryhmään otettiin hankkeen työntekijöitä. Lopulliseksi käyttäjäkunnaksi varmistui 31 henkilöä, joista 17 oli hankeväkeä ja 14 Boost-valmennuksen käyneitä partneriyritysten työntekijöitä. Sovelluksen käyttöönotto tapahtui kuudessa 15 minuutin PDC-klinikassa joissa varmistettiin, että käyttäjät saivat asennettua sovelluksen älypuhelimeensa ja ymmärsivät sovelluksen käyttöohjeet.
Käyttöönotto-opastuksen aikana havaittiin ennakkoluuloja sovellusta kohtaan. Osa koki, ettei halunnut päiväänsä enempää viestejä miltään sovellukselta. Lisäksi havaittiin haasteita tavoitteen asettamisessa. Osallistujat miettivät muun muassa, millainen tavoitteen kuuluisi olla ja kuinka pitkälle aikavälille tavoite tulisi asettaa.
Kokeilujakson aikana suurimmat ongelmat olivat aikataulullisia. Kokeilu oli jo lähtökohtaisesti lyhyt (4 viikkoa) ja aikataulu lyheni entisestään Boost-valmennusten siirtyessä siten, että testaus päästiin aloittamaan marraskuun lopussa sen alun sijaan. Lomat painoivat päälle ja testaus haluttiin saada loppuun ennen joulua.
Alussa käyttäjät olivat aktiivisia. Noin kolmasosa osoittautui ahkeriksi vastaajiksi ja saivat sovellukselta viestejä. Tässä vaiheessa epämuodollisesta käyttäjäpalautteesta oli jo huomattavissa, että viestit eivät olleet tarpeeksi kohdennettuja. Suunnitteluvaiheessa päädyttiin yleisempiin viesteihin, koska ne oli nopeampi toteuttaa tiukassa aikataulussa, eivätkä ne vaatineet viestien räätälöintiä pitkin testausta.
Alun aktiivisuuden jälkeen aktiivisuus hiipui, kuten sovellusten käytön kanssa usein käy (esim. Punakallio ym. 2018; Murphy ym. 2020). Quettran (Chen 2015) aineiston perusteella Android-puhelimen sovellukset menettävät jopa 90 % käyttäjistään ensimmäisen kuukauden aikana.
Jakson puolessa välissä sovelluksen toimintaa muutettiin ”vastaamaan” käyttäjälle heti tämän täytettyä minikyselyn. Tarkoituksena oli lisätä tunnetta aidosta vuorovaikutuksesta. Tällä tavoin aktiivisuus parani hetkeksi.
Käyttäjille oli tarkoitus tehdä palautekysely kokeilun päätteeksi. Joulutauon uskottiin vaikuttavan palautekyselyn vastaajamääriin, minkä vuoksi tehtiin päätös pidentää testijaksoa tammikuulle ja kerätä palaute silloin. Testijakson pituudeksi tuli näin 5 viikkoa.
Vuodenvaihteessa käyttöaktiivisuus romahti pariin käyttäjään, eikä se palannut enää aiemmalle tasolle. Syynä ei ollut tavoitteiden saavuttaminen, koska käyttäjät eivät kokeilujakson aikana ehtineet saavuttaa tavoitettaan. Palautekyselyyn saatiin kuitenkin 20 vastausta eli 62,5 % käyttäjistä vastasi palautekyselyyn.
Palaute sovelluskonseptista
Palautekyselyn väittämiä arvioitiin asteikolla 1-10 (1 = täysin eri mieltä… 10 = täysin samaa mieltä tai 1 = aivan liian harvoin… 10 = aivan liian usein) ja lisäksi oli avoimia kysymyksiä. Palautekysely kohdistui sovelluksen tekniseen sujuvuuteen ja sen hyödyllisyyteen.
Sovelluksen käytön osalta ei koettu suuria ongelmia. Vastausten perusteella sovelluksen käyttöönoton (ka = 6,9) ja käytön (ka = 7,5) koettiin olleen helppoja. Minikyselyiden määrän kohdalla keskiarvo sijoittui asteikon puoliväliin (ka = 4) eikä vastauksissa ollut suurta vaihtelua eli kyselyiden määrä oli sopiva.
Viestien määrä koettiin henkilöstä riippuen eri tavoin: osan mielestä viestejä tuli liikaa, osan mielestä liian vähän. Vaihteleva kokemus voi johtua siitä, että käyttäjät saivat viestejä eri määrän riippuen heidän omasta aktiivisuudestaan. Aktiivisimmat saivat testausjakson aikana 6 viestiä ja vähiten aktiiviset eivät yhtään.
Kokemus viestien hyödyllisyydestä vaihteli paljon ja sen keskiarvo asettui asteikon puoliväliin (ka=4,4). Lisäksi sovelluksen ei koettu erityisesti auttavan tavoitteiden saavuttamisessa (ka = 4,5). Tämä voi johtua viestien sisältöjen yleispätevyydestä ja erilaisista tavoitteista. Joidenkin tavoitteisiin viestit sopivat siis paremmin kuin toisille. Avoimessa palautteessa viesteille toivottiin enemmän vaihtelevuutta, selkeyttä ja konkretiaa esimerkiksi tehtävien muodossa.
Vaikka kokemus sovelluksen hyödyllisyydestä jäi suhteellisen alhaiseksi, sitä oltiin hieman valmiimpia suosittelemaan kollegalle (ka=5,3). Voi olla, että sovellukselle nähtiin enemmän potentiaalia kuin mitä testiversiolla oli. Kehitysehdotuksia annettiin esimerkiksi sovelluksen tavoitteen asetannan osalta. Ehdotettiin sovelluksen käyttöä rajatummassa käyttökohteessa, kuten syrjäytyneiden apuna tai osana valmennusta, ja neuvojen selkeämpää kohdistamista.
Johtopäätökset ja jatkosuunnitelmat
Kokeilu osoitti, että sovellusideaa kohtaan on kiinnostusta, mutta haluttujen tuloksien saavuttamiseksi tarvitaan vielä kehitystyötä. Tavoitteen asetanta koettiin haastavana, kuten myös liiallinen yleisyys viesteissä. Sovelluksen pitäisi olla räätälöitävissä rajattuihin tavoitteisiin, mikä mahdollistaisi tavoitekohtaiset ja hyödyllisemmät sisällöt. Isona haasteena oli käyttäjien aktiivisuuden hiipuminen, mikä on sovellusten yleisenä ongelmana. Vaikka aktiivisuuden suurikin väheneminen on odotettavissa, voi sitä pyrkiä vähentämään sitouttamalla käyttäjiä paremmin.
Jatkosuunnittelussa keskitytään ratkaisemaan erityisesti näitä ongelmia. Sovelluksesta ideoitiin versioita rajatumpiin käyttötarkoituksiin. Tavoitteeseen ja sovelluksen käyttöön sitoutumista suunniteltiin miettimällä niitä vahvistavia ja heikentäviä tekijöitä.
Tavoitteessa pitäytyminen on työlästä, koska se edellyttää keskittymistä tavoitteen kannalta oleellisiin päätöksiin. Ihmismieli tekee päätöksiä sekä rationaalisesti että intuitiivisesti ja automaattisesti. Rationaalinen päätöksenteko on raskasta, minkä vuoksi käytämme useimmin automaattista järjestelmäämme. Kiire ja paine vielä lisää taipumustamme nojata automaattiseen päätöksentekoon, mikä lisää haasteita tavoitteissa pitäytymiseen. (Bazerman & Moore 2013)
Omaa päätöksentekoa voi yrittää kontrolloida raportoimalla itselleen (Bazerman & Moore 2013), mutta jos asetamme tavoitteen, josta kukaan muu ei tiedä, on liian helppoa unohtaa se. Näin tuntui käyvän myös sovelluksen testauksessa, jossa käyttäjät olivat anonyymeja ja raportointivelvollisia vain itselleen.
Yksi keino vahvistaa sitoutumista tavoitteeseen on tehdä tavoitteestaan julkinen, koska julkinen sitoutuminen painostaa pysymään tavoitteessa (Cialdini 2001). Sovelluksessa tämän voisi toteuttaa esimerkiksi ryhmäkohtaisella tavoitteella. Ryhmä voisi toimia toistensa kannustajana, jolloin käyttäjä saisi aitoa, ihmislähtöistä tukea sovellusten lähettämien viestien lisäksi. Julkisiksi tehtyihin lupauksiin pyritään silloinkin, kun lupaus on sellainen, mitä emme itsenäisesti tekisi (Cialdini 2001). Tavoite voitaisiin siis suunnitella ja asettaa muun tahon toimesta, jolloin yksilön vaikeus tavoitteen määrittelyssä poistuisi. Yhteiset tavoitteet myös helpottaisivat sovelluksen sisällön kohdentamista.
Näiden ideoiden ja oppien pohjalle rakentuu sovelluksen seuraava versio. Tarkoitus on selvittää, kokevatko käyttäjät sovelluksen hyödyllisenä ja parantavatko muutokset sovelluksen käyttöön ja tavoitteeseen sitoutumista. Vaikka käyttöaktiivisuuden hiipuminen on ilmiö, jota ei voida poistaa, pienikin prosentuaalinen muutos aktiivisten käyttäjien määrässä kasvattaa sitä ryhmää, jolle sovelluksesta voi olla hyötyä.
Kirjoitus julkaistu alunperin 7.6.2021 Laurea Journalissa, CC BY-SA 4.0 -lisenssi
Lähteet
- Bandura, A. 1997. Self-efficacy: The exercise of control. W H Freeman/Times Books/ Henry Holt & Co.
- Bazerman, M. & Moore, D. 2013. Judgment in Managerial Decision Making. 8. painos. Wiley.
- Chen, A. 2015. New data shows losing 80% of mobile users is normal and why the best apps do better. Viitattu 14.5.2021. https://andrewchen.com/new-data-shows-why-losing-80-of-your-mobile-users-is-normal-and-that-the-best-apps-do-much-better/
- Cialdini, R. 2001. Inlfuence. Science and Practice. 3. painos. Arizona State University, Allyn and Bacon.
- Erkkilä, L. & Kortesalmi, M. 2020. Jatkuva oppiminen on työntekijän, työpaikan ja kouluttajan yhteistyötä. Urbaania Kasvua Vantaa kokemuksia kentältä -hankejulkaisu. Viitattu 23.4.2021. https://urbaaniakasvua.fi/wp-content/uploads/2020/12/Urbaania_kasvua_hanke-2.pdf
- Erkkilä, L., Lamberg, A. & Kortesalmi, M. 2021. Jatkuva oppiminen haastaa työsskäyvän aikuisen – miten organisaatio voi siinä tukea? Laurea Journal. Viitattu 23.4.2021. https://journal.laurea.fi/jatkuva-oppiminen-haastaa-tyossakayvan-aikuisen-miten-organisaatio-voi-siina-tukea/#6fbaa284
- Murphy, J., Uttamlal, T., Schmidtke, K., Vlaev, I., Taylor, D., Ahmad, M., Alsters, S., Purkayastha, P., Scholtz, S., Ramezani, R., Ahmed, A., Chahal, H., Darzi, A. & Blakemore, A. (2020) Tracking physical activity using smart phone apps: assessing the ability of a current app and systematically collecting patient recommendations for future development. BMC Medical Informatics and Decision Making. 20(17). Viitattu 21.4.2021. https://doi.org/10.1186/s12911-020-1025-3
- Punakallio, A, Halonen, J., Pehkonen, I., Turpeinen, M., Turunen, J., Remes, J., Lusa, S. ja Miranda, H. 2018. Toimistotyöntekijöiden työhyvinvointi – tauottamalla vähemmän istumista ja lisää yhteisöllisyyttä? Työterveyslaitos. Viitattu 14.5.2021. https://www.julkari.fi/bitstream/handle/10024/137461/978-952-261-848-1_Toimistoty%c3%b6ntekij%c3%b6iden.pdf?sequence=1&isAllowed=y
- Suomala, J. & Räsänen, E. 2020. Tilanteiden mielekkyys käyttäytymisen vaikuttimena työpaikoilla. Laurea Journal. Viitattu 23.4.2021. https://journal.laurea.fi/tilanteiden-mielekkyys-kayttaytymisen-vaikuttimena-tyopaikoilla/#79c1447d
- Techslang 2020. Viitattu 20.3.2021. https://www.techslang.com/definition/what-is-a-proof-of-concept/