Mitä kasvuvalmennuksissa saavutettiin ja opittiin?
TEKSTI Juha Leskinen
Urbaania kasvua Vantaa -hankkeessa toteutettiin syksyn ja talven 2020-2021 aikana, osana Kasvudiili 2:ta sarja valmennuksia vantaalaisten pk-yritysten tarpeisiin. Niiden sisältö oli suunniteltu yrityksen näkökulmasta sen johdolle, esihenkilöille tai asiantuntijoille. Osa oli koko yrityksen henkilöstön käytössä ja tarkoitettu henkilökohtaisen osaamisen kehittämiseen, työn tekemisen näkökulma huomioiden. Tässä blogissa käsitellään tiivistetysti näiden palveluiden vaikuttavuutta kohderyhmässä. Tekstissä näkyvä lainaukset on poimittu asiakkaiden palautteesta. Suluissa jokaisen lainauksen kohdalla on merkitty vastaajan yrityksen toimiala.
Keväällä 2020 Urbaania kasvua Vantaa -hankkeessa tehtiin kaksi merkittävää päätöstä. Ensimmäiseksi reagoitiin nopeasti huonontuneeseen pandemiatilanteeseen suunnittelemalla ja toteuttamalla johdolle suunnatut valmennukset kesän loppuun mennessä. Tässä prosessissa yritysten johdolle tai johtoryhmälle tarjottiin mahdollisuus luottamuksellisten keskustelujen ja valmennusten avulla vastaanottaa tukea liiketoiminnan uudistamisen ja kasvun haasteisiin poikkeusoloissa. Jälkeenpäin nähtiin, että valmennukset todella auttoivat yrityksiä, mutta myös pohjustivat syksyksi ja talveksi ajoitettujen Kasvuvalmennusten ja -koulutusten asiakkuuksia.
Samanaikaisesti keväällä hankkeeseen päätettiin rekrytoida asiakasvastaavia avaamaan, kehittämään ja ylläpitämään yhteyksiä suurempaan pilottiyritysten joukkoon. Nämä yritykset löytyivät projektin kohderyhmän (noin 400 vantaalaista, yli 10 henkilöä työllistävää pk-yritystä) joukosta. Valmennusten päätteeksi toteutettujen ”loppukuulostelujen” palautteen perusteella pitkäjänteinen ja laadukas asiakaspalvelu oli avaintekijä yritysten päättäessä lähteä mukaan valmennuksiin ja koulutuksiin. Todettiin myös, että yhden asiakasvastaavan ja tiettyjen valmentajien vakiinnuttaminen kunkin yrityksen käyttöön oli yritysten yhteyshenkilöille tuttu tapa toimia. Tämä helpotti yritysten päätöstä lähteä mukaan kasvuvalmennuksiin. Korkealuokkainen asiakaspalvelu yhdistettynä valmentajien ja kouluttajien kanssa tehtyyn ammattitaitoiseen yhteistyöhön takasi parhaat lopputulokset.
Kasvuvalmennuksissa yrityksillä oli mahdollisuus valita aiheiksi osaamisten päivitys muun muassa johtamisen ja esimiestyön, strategiatyön, viestinnän, sekä markkinoinnin ja myynnin osa-alueilla. Koulutuksissa keskityttiin edellisten lisäksi esimerkiksi teknologisen muutoksen vaikutuksiin. Nämä molemmat kehittämisen polut räätälöitiin vastaamaan yritysten toiveita. Seuraavaksi käsitellään kasvuvalmennusten ja -koulutusten vaikuttavuutta kohderyhmässä yritysnäkökulmasta. Teemoina ovat viestintä (sisältäen markkinointi), esimiestyö ja johtaminen, myyntityö, strategiatyö ja teknologian haasteet ja mahdollisuudet.
Viestinnän merkitys korostuu poikkeusoloissa
Selkeästi suosituimmiksi teemoiksi osoittautuivat viestintää eri näkökulmista lähestyvät, sekä johtamiseen ja esimiestyöhön keskittyvät valmennukset. Koronapandemian vallitessa ei ollut yllätys, että yritysten viestintään liittyvät, erilaiset markkinoinnissa kohdatut haasteet ohjasivat heitä hakemaan sparrausta muun muassa sosiaalisen median ja digitalisaation vaikutuksista ja mahdollisuuksista. Tässä yhteydessä käsittelen yrityksissä esille tulleita, sekä sisäisen että ulkoisen viestinnän haasteita.
Hankkeen valmentajat fasilitoivat yrityksiä muun muassa uutuustuotteen markkinointiviestinnän suunnittelussa (tekninen maahantuonti, tukkukauppa, huolto- ja korjaustoiminta), yllättävän rekrytointitilanteen viestinnän hoitamisessa (valmistava teollisuus), sekä tiimien välisen kommunikaation kehittämisessä (tukku- ja vähittäiskauppa). Tuloksena syntyi esimerkiksi uusia työkaluja ja -menetelmiä markkinointiviestinnän avuksi. Tiimien sisäistä ja tiimien välistä yhteydenpitoa hiottiin muutamassakin yrityksessä. Kriittinen prosessien tarkastelu ulkopuolisen valmentajan tukemana auttoi huomaamaan haasteita ja tekemään suunnitelmat niiden voittamiseksi.
…Tällainen tavoitteellinen aikataulutettu ulkopuolisen vetämä prosessi pistää asioita toivotusti ja tehokkaasti eteenpäin…
tukku- ja vähittäiskauppa
Etätyö haastaa johtamisen ja esimiestyön tuttuja käytäntöjä
Poikkeusoloissa työntekijöitä pitää osata kannustaa ja aktivoida Teamsissa ja Zoomissa, Suomessa ja kansainvälisesti. Esille tulleet johtamisen ja esimiestyön kysymykset kuvastivat hyvin globalisaation aikaa. Suomalaisia yrityksiä on siirtynyt ulkomaalaiseen omistukseen, ja toisaalta Suomessa toimivat kansainvälisten yritysten tytäryhtiöt tai maaorganisaatiot ovat merkittävä työllistäjä.
… Erilaisten tulkintojen yhdistäminen samansuuntaiseksi ajatteluksi oli isointa antia …
valmistava vientiteollisuus
Raportointi on olennainen osa johtamista. Mikäli alaorganisaatiossa ei ymmärretä siihen kuuluvia käsitteitä samoin, syntyy vaikeuksia. Valmentajamme auttoivat organisaatioita yhtenäistämään ajatteluaan niin, että raportoinnissa onnistuttiin. Asiakkaan (kansainvälinen asiantuntijaorganisaatio) oli tämän yhteistyön jälkeen helpompi ja nopeampi vastata emoyhtiön tietotarpeeseen.
Eräässä valmistavan teollisuuden yrityksessä toteutettu johtamisen valmennus keskittyi lähiesimiestyöskentelyyn. Osa-alueina olivat muun muassa palautetyöskentely, sen hyvät käytänteet, konfliktien ratkaisu ja erilaisuuden johtaminen.
…Todella hyvin toteutettu kokonaisuus. Valmentaja oli pätevä kaikin puolin. Piti porukan mukana koko valmennuksen ajan. Osasi laittaa kaikki ääneen valmennustuokioissa…
(valmistava teollisuus)
”Keskitymme vanhoihin hyviin asiakkaisiin …”
Covid-19 haastoi myynnin monella alalla. Toiset päätyivät hakemaan uusia liiketoiminta-alueita ja asiakkaita, ja joillain toimialoilla jouduttiin rajoittamaan toimintaa merkittävästi tai lopettamaan se väliaikaisesti kokonaan. Jotkut päätyivät myös satsaamaan kanta-asiakkaisiin, ja silloin on asiakkuuden hallinnalla merkitystä. Seuraavaksi esittelen muutamia asiakkaittemme kokemia myynnillisiä haasteita, ja hankkeen tukemana löydettyjä ratkaisuja niihin.
Maahantuonnin ja tukkukaupan toimijalla oli haasteena nykyaikaisen asiakashallinnan järjestelmän puuttuminen. He ottivat tavoitteeksi kehittää tätä yhdessä valmentajien kanssa. Siirtyminen manuaalisista menetelmistä tietojärjestelmän hankinnan suunnitteluun ja toteutukseen edellytti osaamisen kehittämistä.
Palvelu oli vähintäänkin yhtä tuloksellinen kuin aiemmin toteutetut maksulliset kokonaisuudet.
(maahantuonti ja tukkukauppa)
Koronarajoitusten pahasti kolhimalla ravintola- ja tapahtumajärjestelyaloilla eivät kaikki yritykset ajaneet toimintaansa alas tai lamaantuneet, vaan osa lähti hakemaan uusia ulottuvuuksia liiketoimintaansa. Eräs valmennuksiin osallistunut organisaatio lähti rohkeasti etsimään ratkaisuja ennen tutkimattomista businessmahdollisuuksista, jotka kuitenkin liittyivät heidän toimialaansa. Ulkopuolisen konsultin toimesta, hankkeen tukemana, heitä tuettiin havaitsemaan uuden liiketoiminnan kehittämisen vaatimuksia, minkälaisia uusia osaamisia ja muutoskykyä se organisaatiolta vaatii, ja miten tässä työssä pääsee eteenpäin.
Strategian laatimisen ja jalkauttamisen haasteet
Tarpeet strategiatyöhön liittyvistä valmennuksista jäivät vähemmistöön vantaalaisia pk-yrityksiä sparrattaessa. Tähän teemaan liittyen pohdittiin kuitenkin tärkeitä asioita kuten johtoryhmän työskentelyä strategiaa laadittaessa (valmistava vientiyritys) tai strategiapäätösten jalkauttamista käytännön työhön (maahantuonti ja tukkukauppa). Tässä kohdassa tulivat esille Covid-19:n aiheuttaman poikkeustilanteen aiheuttamat haasteen. Kyse oli muutosjohtamisen käytäntöön soveltamisesta.
Joskus korkeastikin koulutettujen ihmisten organisaatiossa voi olla tarpeen ulkopuolisen fasilitoimana tehdä strategiatyötä. Jos tämän työn sisällöstä on erilaisia käsityksiä, tai sen toimeenpanon suunnittelussa on vaikeuksia, pystyy valmentaja tuomaan työhön raikkaan tuulahduksen ajatuksia organisaation ulkopuolelta. Työpajoissa voidaan rakentaa strategiset linjaukset ja pystytään valitsemaan valittujen toimenpiteiden kohteet. Esimerkiksi kansainvälisessä asiantuntijaorganisaatiossa päädyttiin strategian viimeistelyn ja toimenpidesuunnitelman kautta tekemään sisäisen viestinnän suunnitelma tukemaan strategian käyttöönottoa.
Valmistavan teollisuuden yritys pohti strategiaansa jakelukanavien ja kansainvälistymisen osalta. Näihin löydettiin apu valmentajan tukemana muun muassa hahmottelemalla erilaisia kohderyhmävaihtoehtoja, ja täsmentämällä uuden markkina-alueen valtaamisen edellyttämiä tuoteuudistuksia. Tähän löydettiin myös julkisen rahoituksen tuen vaihtoehtoja.
…Fiksu kokonaisuus. Kaikki oleellinen mukana… asiakkaan tarpeisiin räätälöity koulutus sisälsi kaikki tarpeelliset asiat. Rahoituksen ratkettua ja tuotteen valmistuttua … jatkosparraus olisi hyvä.
(valmistava teollisuus)
Teknologiaratkaisujen hankinnan ja käyttöönoton edistäminen
Laitteiden ja sovellusten nopea kehitys on jo pidemmän aikaa mahdollistanut teknologian tehokkaamman hyödyntämisen kaikilla yritystoiminnan osa-alueilla. Näyttää siltä, että pandemia on vauhdittanut tätä muutosta. Yrityskentässä se näkyy varsinkin erilaisten järjestelmien (asiakas- ja toimitusketjun hallinta tai HR) investointeina, mutta myös muutoksina markkinointiin, myyntiin ja asiakaspalveluun.
Tuotannon ohjauksen haasteita miettii muodossa tai toisessa useampikin yritys. Tähän liittyen fasilitoitiin muun muassa erään valmistavan teollisuuden yrityksen suunnitelmia automaation hyödyntämisestä tuotannon ohjauksen alueella. Laadittiin myös listaus siitä, miten ja millä aikatauluilla suunnitelmia viedään yrityksessä eteenpäin.
IT-alalla toimivassa yrityksessä toteutettiin valmennuksia liittyen tuotteiden esittelyyn sosiaalisessa mediassa. Samalla tutustuttiin hakukoneoptimoinnin perusteisiin.
…hyvin nopeasti selvisi, että valmennusta ovat tekemässä kovat ammattilaiset, joilla on oikeaa ymmärrystä liike-elämästä.
(IT-ala)
Tehdyt suunnitelmat saatetaan toteutukseen
Valmennusten ja koulutusten vaikuttavuus syntyy saavutetuista tuloksista ja niiden viemisestä käytäntöön. Urbaania kasvua Vantaa -hankkeen Kasvuvalmennuksiin osallistuneet pilottiyritykset (27 kpl) ovat pääsääntöisesti joko välittömästi aloittaneet suunnitelmien viemisen käytäntöön, tai ainakin aikatauluttaneet ne syksylle 2021. Edellisessä kappaleessa kuvailtuja teknologiauudistuksia lähti 12 yritystä viemään konkreettisiksi suunnitelmiksi kevään 2021 Sparria teknoloikkaan -valmennuksissa.
Hankkeen jatkuessa huhtikuun 2022 loppuun saakka, tullaan mukana olleita yrityksiä tukemaan tämän työn eri vaiheissa. Tavoitteena on, että osallistujat eivät jää työssään yksin, vaan saavat halutessaan edelleen tietoa ja neuvontaa. Näin hanke vaikuttaa vantaalaisten pk-yritysten ja niiden työntekijöiden toimintaan vielä päätyttyäänkin.
Kirjoitus julkaistu alunperin 17.6.2021 Laurea Journalissa, CC BY-SA 4.0 -lisenssi