Osaamisen kehittäminen on investointi, jota yrityksissä ei ole varaa jättää tekemättä
TEKSTI | Juha Leskinen
Urbaania kasvua Vantaa -hankkeen (jatkossa UKV-hanke) podcast-sarjassa ”Jatkuvan oppimisen myytinmurtajat” käsiteltiin 21.4.2021 jatkuvan oppimisen haasteita pk-yritysten näkökulmasta otsikolla ”Sammutan tulipaloja, en ehdi miettiä työntekijöiden osaamisen kehittämistä”. Asiasta keskustelivat Elfving-konsernin toimitusjohtaja Heikki Havusela ja asiantuntija Juha Leskinen UKV- hankkeesta.
Hankkeessa onnistuttiin innostamaan noin 70 vantaalaista pk-yritystä mukaan valmennuksiin. Välitön palaute asiakkailta oli pääsääntöisesti positiivista. Maksutonta tukea, valmennuksia ja koulutuksia arvostettiin, joskus tosin puhelut loppuivat lyhyeen. Syitä tähän voidaan vain arvailla. Yksi yleisimmistä oli muiden asioiden priorisointi ilmaistenkin palveluiden edelle. Myös työntekijöiden siirtyminen toisen palvelukseen, epäily koulutuksen tarpeesta yleensä, kysymykset pandemia-aikaan pakollisten etävalmennuksien tehosta sekä työajan että työvälineiden käyttö mietityttivät. Miten pitkät perinteet omaavan perheyrityksen kokenut toimitusjohtaja vastaa näihin ja muihin esiin tulleisiin haasteisiin?
Mikä vaikuttaa yritysten koulutuspäätöksiin?
Kysymys on siitä, halutaanko henkilöstöä kehittää. Jos tahto tähän on olemassa, niin se yrityksessä varmasti myös tehdään. Korona-aika on vaikuttanut yrityksiin eri tavoilla. Toisille se on aiheuttanut vaikeuksia, kun taas jotkut ovat hyötyneet tilanteesta. Mutta se on varmasti vaikuttanut koulutuspäätöksiin. Tästä huolimatta pitäisi poikkeusoloissakin katsoa tulevaisuuteen. Vaikeina aikoina on mietittävä, miten ennemmin tai myöhemmin toteutuvissa normaalioloissa ollaan kilpailukykyisiä. Tärkein asia on yrityksen johdon tahtotila.
Koulutustarpeita on erilaisia, ja henkilöstön koulutuksissa pitää huomioida myös teknologian kehittyminen. Työmarkkinoilla on vielä 1960-70-luvuilla peruskoulutuksen saaneita ihmisiä, jotka opettelivat koulussa kaunokirjoitusta. Samanaikaisesti työpaikoille tulee nuoria työntekijöitä, jotka tekevät koneella kaiken. Koulutuspohja on erilainen, ja se pitäisi ymmärtää pohdittaessa koulutustarpeita. Monelle 50-vuotiaalle olisi tärkeä oppia käyttämään paremmin nykyaikaisia sovelluksia ja työkaluja, ja pitää tätä osaamista yllä. Nuoremmille tämä kaikki on arkipäivää ja itsestään selvyyttä, he tarvitsevat taas erilaista koulutusta. Vaihtelu henkilöstön osaamisissa määrittelee myös organisaation koulutustarpeita.
Miten osaamisia kehitetään yrityksissä?
Isot yritykset HR-osastoineen panostavat koulutuksiin enemmän. Se on myös jäsenneltyä, ja löytyy erilaisia kasvupolkuja ihmisille kehittyä. Pienemmissä yrityksissä voi olla, että johto näkee kouluttamisen vain kuluna. On toki myös pieniä yrityksiä, joissa henkilöstöä koulutetaan. Koulutusinvestointeihin vaikuttaa siis mm. yrityksen koko.
Yrityskulttuurin muutos autoritaarisesta johtamistavasta tiimityöskentelyyn ja valmentavaan johtamiseen on vaikuttanut myös osaamisen kehittämiseen. Johdolta tämä kehitys edellyttää kuuntelevaa, mahdollisuuksia tarjoavaa ja kannustavaa toimintatapaa. Työntekijältä se vaatii oma-aloitteisuutta, mielenkiintoa, paneutumista ja itsensä johtamista.
Osassa yrityksistä pelätään työntekijän lähtevän koulutuksen jälkeen pois. Sinänsä ymmärrettävän reaktion sijaan yritysjohdon täytyy yrittää pitää kiinni hyväksi todetuista työntekijöistä. Tähän löytyy erilaisia ratkaisuja. Näiden onnistuneella käytöllä voidaan kehittää työsuhdetta edelleen ja hyötyä molemmin puolin työpanoksesta.
Toisaalta koulutus- ja itsensä kehittämisen mahdollisuudet voidaan nähdä organisaatioon sitouttavana tekijänä sinänsä. Tätä ajattelua ja muita sitouttamisen työkaluja hyödyntämällä koulutus voidaan alkaa näkemään tuottavana investointina eikä pelkkänä kuluna. Heikomman tulostason pienemmissä yrityksissä tämä voi olla kuitenkin edelleen haasteellista.
Osaamisen ja liiketoiminnan kehittäminen kulkevat käsikkäin
Elfvingillä on päädytty panostamaan henkilökunnan koulutukseen yrityksen pitkän, 111-vuotisen historian myötä. Vuosikymmenien varrella on koettu monenlaisia vaiheita. Haastavista ajoista on päästy yhdessä tekemällä yli. On jouduttu tekemään vaikeitakin päätöksiä, ja niitä on yrityksen jatkuvuuden kannalta tärkeätä kyetä tekemään.
On todettu, että ihmisten osaaminen ja motivaatio ovat merkittävässä roolissa toteutettaessa sitä mitä on päätetty tehdä. Tällöin myös työssä viihtymisellä on merkitystä. Koulutus ja uuden oppiminen on kriittinen tekijä olemassa olevan henkilöstön ja yrityksen pärjäämisessä. Kehittyneet taidot motivoivat viemään yritystä haluttuun muutokseen.
Pitääkö kaiken yritystoiminnassa kehittää liikevaihtoa, nostaa katetta, kasvattaa voittoa tai pienentää tappiota? Ja miten osaamisen kehittäminen, joka ei välttämättä heti tuota taloudellista tulosta, saadaan mahtumaan tähän ajatteluun? Oli sitten kysymys esimerkiksi tietoteknisen, laskennallisen tai järjestelmäosaamisen tasosta yrityksessä, ratkaisee osaamisen tarve nämä kysymykset. Esimiesten pitää tunnistaa osaamiset, ja löytää kehittämisen tarpeet työntekijöistä. Ne tulee yhdistää se yrityksen tilanteeseen ja osaamisen tarpeisiin. Sitä kautta kehittyy yritys myös taloudellisesti. Tuloksia tuskin tulee välittömästi, mutta pitkällä tähtäimellä sitä pitäisi syntyä. Henkilöstöasiat ja henkilöstön kehittäminen mukaan lukien osaamisen kehittäminen on yksi liiketoiminnan kehittämisen osa-alue. Se ei ole liiketoiminnan kehittämisestä irrallista toimintaa.
Yrityksen on vaikeaa tai mahdotonta menestyä ilman motivoitunutta ja koulutettua henkilöstöä. Jos on työntekijöitä, jotka eivät ole motivoituneita työssään, tai jotka eivät saa haluamiaan koulutuksia, siirtyvät he ennemmin tai myöhemmin muihin organisaatioihin. Osaamisen ja liiketoiminnan kehittäminen kulkevat käsikädessä.
Koulutus menetelmistä ja tulosten mittaamisesta
Koulutusmenetelmien valintaan vaikuttavat luonnollisesti nykyolosuhteissa vallitsevat viranomaisohjeet. Jos henkilö haluaa opiskella esimerkiksi Excelin käyttöä, hänelle on ollut helppoa ja selkeää käydä se verkkokoulutuksena. Niissä on epäselviksi jääneisiin asioihin myös helppo palata.
Tiimityöskentely- ja muut lähitoteutuksesta hyötyvät koulutukset ovat kuitenkin vuorovaikutteisuutensa vuoksi hyvä pitää kasvokkain, jossain fyysisessä tilassa, yhdessä toimien. Keskustelusta tulee hedelmällisempää. Poikkeusoloista johtuen näitäkin toteutetaan verkossa. Hyvä kouluttaja saa niissäkin osallistujat mukaan. Pidemmällä aikavälillä tullaan ns. hybridi- toteutuksissa käyttämään etä- ja lähitoteutuksien yhdistelmiä.
Toteutustavan pohdintaa tärkeämpää on, että yleensä koulutetaan. Kouluttamista ei kuitenkaan pidä lopettaa pelkän etävaihtoehdon ollessa mahdollinen. Kun tehdään etätöitä kotona, ovat koulutukset olleet myös piristävä poikkeus arkeen.
Osaamisen kehittämisen kysymyksiä pohdittaessa tulee eteen ongelma siitä, milloin, missä ja kenen välineillä opiskellaan. On yritysjohdon asia päättää voiko opiskeluun käyttää työaikaa, työpaikan laitteita ja järjestelmiä. On selvää, että työt pitää hoitaa myös, mutta on työnantajan etu, jos työntekijä oppii esimerkiksi käyttämään paremmin sovelluksia kuten Excel. Näistä asioista tulisi sopia yhdessä työnantajan ja työntekijän kesken.
Koulutuspäätöksen ja sen toteuttamisen jälkeen on tärkeätä tietää mitä saavutettiin. Miten osaamisen kehittämisen vaikutuksia voi mitata? Jälkikäteen tulisi aina kerätä palaute valmennuksista. Tuloksena saadaan tieto siitä mitä on opittu ja mitä pitäisi tehdä seuraavaksi. Nämä otetaan käsittelyyn yrityksen johdossa ja johtoryhmässä. Löydettyjä epäkohtia tulee korjata strukturoidusti päivittäisessä työssä. Asiat eivät saa unohtua, vaan ne elävät edelleen ja huomioidaan tulevassa työssä. Asiat aikataulutetaan, toiset tehdään heti ja toiset myöhemmin.
Teknologinen muutos, rekrytointi, työnhaku ja koulutus
Nyt kun digitalisaatio etenee ja teknologiat kehittyvät jättiharppauksin ovat työnantajat ja työntekijät uuden tilanteen edessä. Joudutaan miettimään miten rekrytoida, tai miten hakea töitä. Miten perehdytän uuden työntekijän, ja varmistan hiljaisen tiedon siirtymisen kollegalta toiselle? Miten yllä pidän omaa ja työntekijöitteni osaamista? Mitä osaamisia ylipäätään viiden vuoden päästä yrityksessämme pitää olla?
Teknologinen muutos on haaste. Toiset työntekijät sisäistävät ne helposti, mutta varsinkin ikääntyville ne voivat olla hankalampia asioita. Yrityksen sisällä kannattaa pyrkiä rakentamaan henkilöstön koostumus niin, että mukana on sekä kokeneempaa että nuorempaa polvea. Molemmat toimivat omilla vahvuuksillaan, ja tukevat niillä toisiaan. Tällainen terve ikäjakauma on yksi ratkaisu ongelmaan. Nuoremmat opettavat kokeneemmille esimerkiksi sovellusten ja järjestelmien käyttöä, kun taas he saavat oppia vanhemmilta vaikkapa asiakastyössä. Sopiva ikäjakauma työryhmissä kehittää tiimiä ja sen tekemistä. Kaiken a ja o on kuitenkin koulutus. Muutoksessa on pysyttävä mukana.
Työtyytyväisyyskartoituksen kautta pystytään yhteistyössä esimerkiksi eläkevakuutusyhtiön kanssa kartoittamaan työntekijöiden halukkuutta oppia uusia asioita ja opiskella lisää. Sen lisäksi vuosittaisessa kehityskeskustelussa kannattaa kartoittaa osaamisen päivitystarpeita ja -haluja.
Murtuiko myytti?
Monissa organisaatioissa osaamisen kehittämiseen suhtaudutaan positiivisesti. Kuitenkin UKV-hankkeen kohderyhmästä yli ¾ on jäänyt sen valmennuksien ja koulutuksien ulkopuolelle. Useissa tapauksissa operatiivinen kiire tai muut syyt ovat vaikuttaneet asiaan. Yrityksissä on aina kiire. Sillä voi selittää paljon asioita. Kuitenkin osaamisen kehittäminen on tärkeä asia. Jos yritysjohto ymmärtää ja haluaa kehittää yrityksen henkilökuntaa, rakentaa organisaatioon tulevaisuudessa pärjäämiselle osaamispohja, silloin myös henkilöstöä koulutetaan. Tällöin ei selitellä kouluttamatta jättämistä kiireellä tai rahan puutteella.
Yritysten taloudellinen menestys ja resurssit ovat erilaisia. Pieni koko ja heikko tuloskunto saattavat vaikuttaa negatiivisesti intoon kouluttaa ihmisiä. Myyttiä ei täysin onnistuttu murtamaan. Tarvitaan lisää työtä ja yrityksiä mukaan systemaattiseen työhön henkilökunnan osaamisen kehittämisen pariin ennen kuin näin voidaan todeta.
Tässä hankkeessa tuetaan yritysten kehitystä ja vastuullista kasvua tarjoamalla ratkaisuehdotuksia osaamisen kehittämiseen, teknologiseen muutokseen sekä työllisyyteen. Tehtävä on kunnianhimoinen, mutta tärkeä. Sen tulee edetä pitkäjänteisesti. Yhteistyön jatkuvuudella varmistamme tehokkaimmin yhä useampien yritysten osallistumisen valmennuksiin seuraavissa projekteissa.
Kirjoittaja työskentelee hankeasiantuntijana Urbaania Kasvua Vantaa –hankkeessa.
Kirjoitus julkaistu aiemmin 15.11.2021 Laurea Journalissa, CC BY-SA 4.0 -lisenssi