Yhteiskehittäminen hanketaloudessa
TEKSTI | Liisa Rapo
Tämä teksti kuvaa Urbaania Kasvua – GSIP Vantaa kehittämishankkeen keskeisimpiä tehtäviä ja tavoitteita sekä raportointiprosessia hanketalouden näkökulmasta.
Urbaania Kasvua – GSIP Vantaa -kehittämishanke on ainutlaatuinen eikä vastaavanlaisia hankkeita ole Suomessa. Urban Innovative Actions -aloitteen pääasiallinen tavoite on tarjota kaupunkiviranomaisille kaikkialla Euroopassa mahdollisuuksia ja resursseja testata rohkeita ja käytännössä testaamattomia ideoita, jotka pyrkivät vastaamaan toisiinsa kytkeytyneisiin haasteisiin ja kokeilla niiden toimivuutta todellisen elämän monimutkaisissa kuvioissa. Tuettavien hankkeiden on oltava innovatiivisia, laadukkaita ja suunniteltu ja toteutettu avainasemassa olevien sidosryhmien osallistuessa toimintaan. Lisäksi edellytetään tuloskeskeisyyttä ja siirrettävyyttä. (ks. UIA-kotisivut).
Hankkeella on kunnianhimoiset tavoitteet työllistämisessä ja yritysten liiketoiminnan kasvattamisessa kouluttamalla ja kehittämällä samanaikaisesti henkilöiden osaamista. Huipentumana tämän hankkeen tavoitteena on kehittää aivan uudenlainen toimintamalli, jolloin työtä ja osaamistason nostoa tarvitsevat työnhakijat ja osaamisen kehittämistä tarjoavat yritykset kohtaavat. Onnistuessaan toimintamallia on tarkoitus hyödyntää sekä kansallisesti että kansainvälisesti.
Hanketalous
Hanketalous voidaan määritellä lyhyesti hankkeen elinkaaren aikaisten kustannusten laskennan, seurannan ja raportoinnin muodostamaksi prosessiksi. Toiminnan tueksi osatoteuttajat ovat allekirjoittaneet ja hyväksyneet hankekumppanisopimuksen, jossa on määritelty osallistujien velvoitteet ja vastuut sekä rahoittajan vaatimukset myönnetyn rahan käyttötarkoituksesta ja tuettavan hanketoiminnan luonteesta.
Urbaania Kasvua Vantaa -hankkeessa osatoteuttajat (Vantaan ammattiopisto Varia, Laurea-ammattikorkeakoulu, Metropolia ammattikorkeakoulu, Helsingin seudun kauppakamari, Elinkeinoelämän tutkimuslaitos Etla, Palkansaajien tutkimuslaitos PT sekä partneriyritykset Infocare Oy, Finnair Cargo, Vantaan tilapalvelut Vantti Oy, Solteq Oyj sekä ISS Palvelut Oy) hallinnoivat omaa hanketalouttaan ja budjettiaan itsenäisesti ja valmistelevat raportointia varten tarpeelliset asiakirjat liitteineen sovitun aikataulun mukaisesti.
Kustannusten kehittymistä seurataan ja raportoidaan kuuden kuukauden periodeissa. Tämä tarkoittaa, että puolen vuoden aikana kertyneistä tuettaviksi arvioitavista kustannuksista jokainen osatoteuttaja laatii maksatushakemuksen liitteineen tarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi päätoteuttajalle (Vantaan kaupunki). Maksatushakemuksen tarkastuksen ja hyväksymisen jälkeen tukiosuus (80 % hyväksytyistä kustannuksista) siirretään osatoteuttajille kustannusten kattamiseksi.
Hankkeen rahoituksesta ja budjetoinnista
EU:n myöntämä suorarahoitus (noin 4 milj. e) Urbaania Kasvua – GSIP Vantaa -kehittämishankkeelle (2018-2021) on työllistänyt varsinaisen hankehenkilöstön lisäksi hanketalouden ammattilaisia kaikissa osatoteuttajaorganisaatioissa. Tällä hetkellä varsinaisessa hanketyössä on koko- tai osa-aikaisena noin 35 henkilöä ja hanketaloudessa noin 11 henkilöä. Hanketyöntekijöiden määrä on kasvanut hankkeen alun jälkeen toimintojen lisääntyessä eri työvaiheiden mukaisesti.
Hankkeen kokonaisrahoitus on jaettu eri vuosille arvioitujen käyttökustannusten perusteella siten, että rahoittaja on siirtänyt hankkeen alkaessa 50 % tukikelpoisesta kokonaismyönnöstä Vantaan kaupungille päätoteuttajana (MUA). Seuraavat rahoituserät saadaan, kun sopimuksen mukaiset osuudet kokonaismyönnöstä on esitetty rahoittajalle.
Yhteiskehityshankkeessa tiivis yhteydenpito eri organisaatioiden talousvastaavien kanssa on välttämätöntä.
Hankkeen rahoituksen seuranta ja budjetointi sekä osatoteuttajaorganisaatioiden kirjanpidon ja raportoinnin yhteensovittaminen rahoittajan vaatimusten mukaisesti on vaatinut uudenlaista suunnittelua, jotta raportointiprosessin toimivuus on sujuvaa ja oikea-aikaista. Kirjanpidon kuvauksen on oltava riittävän tarkkaa, jotta organisaation ulkopuolinen ymmärtää miten kustannukset on kirjattu ja mihin ne perustuvat. Tiivis yhteydenpito eri organisaatioiden kirjanpidosta ja taloudesta vastaavien kanssa on koordinaation näkökulmasta välttämätöntä.
Osatoteuttajien yhdistävänä tekijänä digitalisaatio
Jokaisella osatoteuttajalla on hankkeessa oma budjetti. Budjetit ja budjettilinjat eroavat toisistaan perustuen hankesuunnitelmassa määriteltyjen työvaiheiden kestoon ja osaamisen kohdistumiseen hankkeessa. Osatoteuttajien osaamisalueita ovat koulutus ja oppiminen (Laurea ja Metropolia ammattikorkeakoulut ja Vantaan ammattiopisto Varia). Pk-yritysten digikoulutus (Helsingin Kauppakamari Oy), tutkimus ja yhteiskunnallinen vaikuttaminen (Elinkeinoelämän tutkimuslaitos (ETLA) ja Palkansaajien tutkimuslaitos (PT) sekä yritystoiminta (InfoCare Oy, Finnair Cargo Oyj, ISS Palvelut Oy, Solteq Oyj ja Vantaan tilapalvelut Vantti Oy).
Hankkeen yksi tavoite on nostaa matalan osaamisen ja koulutuksen omaavien henkilöiden työllistymistä ja yritysten liiketoiminnan kasvua ja digitalisaatiota, joten koulutusta tarjoavien ja kehittävien ammattikorkeakoulujen ja yritysten osallistuminen hankkeeseen on perusteltua. Tutkimuslaitosten rooli korostuu hankkeen vaikuttavuuden arvioinnissa, oikeanlaisen tiedon keräämisessä ja analysoimisessa. Kaikkia osatoteuttajia yhdistävä tekijä on digitalisaatio ja sen kehittäminen oppimisen, koulutuksen ja yritystoiminnan viitekehyksessä.
Hanketalouden rakenteesta ja keskeisimmistä tehtävistä
Kustannusten raportointi
Yhteiskehittämisen näkökulmasta hanketaloudessa keskeisintä on kustannusten oikea raportointi päätoteuttajalle ja rahoittajalle. Rahoittajalla on omat toiminnanohjausjärjestelmän (EEP-alusta) vaatimat raportointipohjat, joita käytämme. Kustannukset raportoidaan budjettilinjojen mukaisesti. Budjettilinjojen mukaisia tuettavia kustannuksia ovat palkkakustannukset, matkakustannukset, ulkopuoliset asiantuntijapalvelut ja laitekustannukset.
Hankkeen seitsemän eri työvaihetta tukevat ja helpottavat raportointia ja kirjanpitoa.
Osa hankkeen kustannuksista (esim. pienet toimistotarvike-, IT- ja tietohallinnon kustannukset) korvataan kiinteällä prosenttiosuudella (15 %) palkkakustannuksista. Flatrate -menettely helpottaa kustannuksiltaan pienten, mutta työmäärältään suurten kustannusten raportointia ja todentamista. Kaikki hankkeelle työtä tekevät ja palkkakustannuksia kohdentavat täyttävät ”staff assignment” -lomakkeen periodeittain tehdyn työn kuvauksen ja prosenttiosuuden perusteella. Osa-aikaiset täyttävät lisäksi työajanseurantalomakkeen, jotta hankkeelle tehdyn työtuntien osuus suhteessa kokonaistyöaikaan ja tehdyn työn kuvaukseen voidaan todentaa.
Työvaiheet ja kustannuspaikat
Raportointia ja kirjanpitoa tukemaan ja helpottamaan hanke on jaettu seitsemään eri työvaiheeseen, joilla on omat kustannuspaikat. Hankkeen alussa myönnetty valmisteluraha on tarkoitettu hankkeen käynnistymisestä aiheutuvia kustannuksia varten. Päätoteuttajan koordinointi- ja ohjaustehtävät sekä projektipäälliköiden hallinnolliset tehtävät ja mm. ohjausryhmätyöskentely muodostavat oman hallinnon kustannuspaikan. Hankeviestintä sekä mainonnan ja markkinoinnin alaiset tehtävät muodostavat oman merkittävän kokonaisuuden hanketaloudessa. Kehittäminen, testaaminen ja mallintaminen (työvaiheet 4, 5 ja 6) muodostavat hankkeen keskeisimmät työvaiheet. Edellä mainituille työvaiheille on varattu hankkeen budjetissa merkittävin rahoitus. Hankkeen loppuvaiheen kustannuksia varten on myönnetty lisäksi ns. päättämisraha.
Koordinaattorin ajatuksia hankkeen puolivälissä
Maksatushakemusprosessin ohjaus ja sujuvuus
Koordinaattorina yhteiskehittämisen tärkeimpänä tehtävänä hanketalouden kokonaisuudessa on maksatushakemusprosessin ohjaaminen ja sujumisen varmistaminen. Hankesuunnitelman kuvaus talousraportoinnista on vaatinut lisäselvennystä. Osatoteuttajien organisaatiot ovat erilaisia, joten kirjanpidon raportointi ja toimintatapojen soveltuvuus on vaatinut ponnisteluja puolin ja toisin. Maksatushakemusprosessin eri vaiheiden haasteisiin on etsitty ratkaisuja tapauskohtaisesti ja pyritty löytämään paras mahdollinen toimintatapa.
Rahoittajan toiminnanohjausjärjestelmä on helpottanut raportointia, kun kustannuksia on voinut viedä suoraan rahoittajan alustaan. Näin on voitu varmistaa selvien puutteiden ja virheiden eliminointi maksatushakemuksissa. Järjestelmän käyttöä on harjoiteltu aluksi muutaman osatoteuttajan kanssa. Jatkossa on tarkoitus lisätä osatoteuttajien omatoimisuutta antamalla käyttöoikeuksia ja tunnuksia järjestelmän itsenäiseen käyttämiseen.
Oman työn arviointia
Innostuneisuus ja oppimisen halu
Omassa työssäni on korostunut itseohjautuvuus, oman tekemisen ja toiminnan arvioiminen ja kohdistaminen siihen, mikä on tarkoituksellista. Tärkeimpiä huomioita koko hankkeen saralta on ollut ilo tutustua uusiin hankkeen parissa työskenteleviin henkilöihin. Innostuneisuus ja oppimisen halu sekä yhdessä tekeminen ovat oman, itsenäisen työn, tukena ja motivoijana. Osatoteuttajien kanssa keskusteltuani palaute on ollut samanlaista. Eräs osatoteuttaja totesi: ”On mielenkiintoista olla mukana näin yhteiskunnallisesti merkityksellisessä hankkeessa ja seurata läheltä hankkeen etenemistä ja saatuja tuloksia”.
Työryhmätapaamiset ja etätyön merkitys
Osallistuminen hankehenkilöstön työryhmätapaamisiin on lisännyt tietoisuutta eri työvaiheista. Koordinaattorina on hyvä tietää, mitä hankkeessa tapahtuu operatiivisella tasolla ja mikä on ajankohtaista. Ottaen huomioon alkuvuoden ja syksyllä jatkuvat Covid-19 -viruksen aiheuttamat toiminnan rajoitukset, etätyö on mahdollistanut tehokkaan työskentelyn. Matkat toimipisteestä toiseen tai paluu saman päivän aikana takaisin omaan toimistoon on jäänyt pois. Aikaa on jäänyt enemmän myös henkilöstö- ja taloushallinnon rajapintaan liittyvien tehtävien hoitamiseen. Kiinteästi hanketalouteen liittyviä tehtäviä ovat esimerkiksi henkilöiden työsuhteen ehdoissa tapahtuvat muutokset. Henkilöiden siirtyminen toisiin tehtäviin ja uusien henkilöiden rekrytointi ovat tyypillisiä henkilöstömuutoksia hankkeissa. Hanketalouden työtehtävät sisältävät eri rahoittajien määrästä ja rahoitusmuodoista riippuen runsaasti perehtymistä ohjeisiin ja niiden soveltamiseen käytännössä. Oppimisen näkökulmasta erilaisten etätyöyhteyksien käyttäminen ja kokouksiin osallistuminen tuovat oman mielenkiintoisen ulottuvuuden yhteiseen tekemiseen. Kokouskutsun voi välittää nopeasti. Jos kalenterissa on vapaata kokouksen voi järjestää välittömästi, jos se osapuolille sopii.
Hankkeen aikana on oppinut elämään muutoksessa. Henkilövaihdokset ja uudet rekrytoinnit ovat tuoneet tarvittavia lisävoimia hankkeen eteenpäin viemisessä. Henkilöstö on tärkein voimavara tässäkin hankkeessa.
Kirjoitus julkaistu alunperin Kokemuksia kentältä -hankejulkaisussa