Visuaalisuus tehostaa viestiä
TEKSTI | Elina Taponen, Elina Salo, Johanna Lönnqvist, Anniina Honkonen
Oletko huomannut, että kuvitat kuulemaasi tai lukemaasi, jotta ymmärrät esimerkiksi asioiden välisiä yhteyksiä Piirteletkö mindmappeja tai nuolia muistiinpanojesi tueksi? Tai muistatko esitetystä asiasta parhaiten näkemäsi kuvat? Sinulle on tällöin luontaista hahmottaa asioita visuaalisesti.
Tässä artikkelissa käsittelemme visuaalisuuden merkitystä siitä näkökulmasta, miten se tukee sanallista ja kirjallista viestiä, edistää asiayhteyksien ymmärtämistä ja auttaa hahmottamaan kokonaisuuksia hanketyössä. Kun puhumme visuaalisuudesta, puhumme erilaisista kuvaajista: aikajanoista, prosessikaavioista, infograafeista ja mindmapeista.
Tiedon visualisointi tehostaa ja täydentää sanallista viestiä, eikä sen merkitystä pidä väheksyä. Visuaalinen viestintä tukee muuta hankeviestintää ja on työväline päivittäisessä tekemisessä. Sitä tehdään tavallisesti tavoitteiden ja strategian suuntaisesti. Visualisoinnin tavoitteeksi voidaan asettaa esimerkiksi monimutkaisten sisältöjen avaaminen. Jos esimerkiksi hankkeen tavoitteena on kehittää uusia palveluita, visuaalisella viestinnällä voidaan tavoitella palveluiden hahmottamista ja kuvaamista, mikä toimii kehitystyön apuna.
Kehitystyössä, ideointi- ja suunnitteluvaiheessa sekä sisäisissä materiaaleissa kauneutta tärkeämpi tekijä on havainnollistavuus. Visualisointiin ei aina tarvita ammattilaista eli ei tarvitse olla graafikko, jotta voi toteuttaa kuvioita sisäiseen käyttöön. Sen sijaan ulkoisessa viestinnässä suosittelemme ammattitaitoisen tekijän käyttämistä.
Kaavioita, infograafeja ja kuvaajia voi rakentaa esimerkiksi seuraavilla välineillä:
- MS Office: Excel, PowerPoint, Word
- Canva
- Flowchart Maker & Online Diagram Software
- Prezi
Visuaalisuus tukee yhteisen ymmärryksen muodostamista
Hankkeen työryhmä voi koostua eri organisaatioiden edustajista. Laaja verkosto ja moninaiset tekijät tuovat oman mausteensa myös viestintään. Jokainen katsoo asiaa omasta näkökulmastaan, johon vaikuttavat aiemmat kokemukset ja opit.
Tavoitteen saavuttamiseksi pitää työskentelyn aikana luoda yhteinen ymmärrys, mahdollisesti jopa asiasta, jota vasta villisti innovoidaan. Vuorovaikutuksen tueksi tarvitaan kuvia, jotta voidaan hahmottaa paremmin, mistä on kyse. Mitä haastavampia tavoite ja sisällöt ovat, sitä enemmän tulee panostaa niiden kirkastamiseen.
Infograafit, aikajanat ja prosessikuvaukset työkaluina
Sisäinen kommunikaatio tukee hankkeen ulkoista viestintää. Tiimin vuorovaikutuksen apuna visualisointi
on tärkeä työkalu. Sen jälkeen kun yhteinen ymmärrys on luotu ja sisäistetty, on helpompi viestiä asiakkaille ja muille ulkoisille sidosryhmille.
Asiakasviestintään toimiva prosessikuvaus on mahdollista jalostaa kehitystyössä syntyneistä sisäisen viestinnän materiaaleista. Jos palvelua kehitettäessä on visualisoitu kokonaisuutta erilaisilla kuvaajilla, siitä voidaan jatkojalostaa asiakastyöhön soveltuva osa asiakasviestinnän välineeksi.
Hyväksi havaittuja esimerkkejä tiedon visualisointiin hanketyössä ovat esimerkiksi:
- videot
-hankkeen, palveluiden tai tulosten esittely - infograafit
-hanke-esittely tai tulosten koonti - verkkosivut
-sisällöt, palvelut, tapahtumat, julkaisut - aikajanat
-työsuunnitelma ja etenemisen seuranta - prosessi- ja palvelukuvaukset
-kehittämistyön tuki, asiakasviestintä - organisaatiokaavio
-hanketoimijoiden esittely
Kummasta sinä hahmotat esimerkit paremmin: luettelosta vai kuvasta?
Graafinen ohjeistus ohjaa ulkoista viestintää
Viestinnän vaikuttavuutta lisää visuaalisen ilmeen yhtenäisyys kaikissa kanavissa ja materiaaleissa. Siksi ulkoisen viestinnän materiaalien tulee olla suunniteltuja, laadukkaita ja ohjeistuksen mukaisia. Ulkoisessa viestinnässä noudatettavat ohjeet tulevat rahoittajalta ja omasta organisaatiosta. Brändikäsikirjassa tai graafisessa ohjeistuksessa on määritelty muun muassa logojen käyttö sekä käytettävät värit ja fontit. Niiden avulla sisällön tunnistaa tiettyyn hankkeeseen kuuluvaksi.
Haluamme rohkaista kaikkia visualisoimaan sisältöjä yhteisen näkemyksen luomiseksi. Jokainen voi havainnollistaa kuvin oman näkemyksensä asiasta. Visuaalisuus auttaa aina tehostamaan viestiä.
Julkaistu alunperin Metropolia Ammattikorkeakoulun Hankeviestinnän käsikirjassa