Miksi jarrumiestä ei oteta mukaan?
TEKSTI | Mikko Aliranta
Kun suunnittelutyön alkuun ei oteta koodareita ja digisuunnittelijoita, on digihanke aloitettu väärin. Pahimmillaan näin aloitetut projektit saavat aikaan väärinkäsityksiä, turhautumista ja rahan tuhlausta.
Digitaalinen muutos on trendi, josta kuulee kahvihuoneissa lähes päivittäin. Organisaatioilla on omia digihankkeita, minkä lisäksi ne ovat mukana aktiivisesti ulkopuolisissa hankkeissa. Nykyisessä digimurroksessa yritykset saavat suhteellisen helposti osarahoituksen hankkeisiin esimerkiksi EU:lta tai Business Finlandilta, jolloin yritysten on helppo vauhdittaa omaa kehitystyötään ja kokeilla uutta.
Kokemukseni konsulttina yrityksen digitaalisen muutoksen parissa on, että sisäinen viestintä luo työntekijöille epärealistisia odotuksia tekniikan ja digihankkeiden mahdollisuuksista. Siksi yrityksen kehitystyöryhmässä on projektin lopuksi enää katkeria ihmisiä ja väsyneitä projektipäälliköitä, jotka ovat tehneet turhaa työtä tuhansia tunteja, koska suunnitelmat ovat vesittyneet käytännön testauksissa tai jo ennen testaamista.
Meillä oli mahtava visio, mutta ei se toiminut
“Kaikilla on visioita ja ideoita, mutta kuka saa tehtyä niistä tuotteen tai palvelun?” on nykyään ensimmäinen lähtökohta startup-maailmassa. Yrityksen on pakko todistaa, että he pystyvät tekemään lähes valmiin tuotteen. Lisäksi tuotteelle pitää hankkia pari ostavaa asiakasta ennen rahoitusten saamista. Onneksi yrityspuolella ollaan päästy pois IT-kuplan holtittomasta rahan jaosta ja laitettu kiltisti jalat maahan. Samalla tavalla pitäisi suhtautua ulkoisiin ja sisäisiin digihankkeisiin.
Visio on elintärkeä ihmisten motivoinnin takia, ja se auttaa määrittämään digihankkeen suunnan, motivaation ja viestinnän. Usein visioon kuitenkin hukutaan digihankkeen lopussa. Hukkumisella tarkoitan, että tavoitteita on liikaa ja lankoja vetelee liian moni ihminen, visiosta tulee maailmanparannuksen digihanke ja työpajat täyttävät kalenterin. Näin syntyy johtamisvajetta, joka heijastuu negatiivisesti alun suunnittelutyöhön ja asiakkaan tarpeet unohtuvat käytännön työssä.
Visiolle on hyvä määritellä yksi konkreettinen “raaka” tavoite, eikä tätä tavoitetta saa ohittaa missään tilanteessa. Tavoitteen pitää olla niin yksinkertainen, että sitä on helppo mitata numeroina ja peilata digihankkeen jokaisessa vaiheessa käytännön kehitystyöhön. Hyvä käytännön konkreettinen tavoite voi olla esimerkiksi se, ettei yrityksen sisällä olevien työntekijöiden tarvitse enää käsitellä kaavakkeita manuaalisesti. Tämän jälkeen kaikki teot ja päätöksistä tulisi peilata digihankkeen “raakaan” päätavoitteeseen ja kyseenalaistaminen voi alkaa.
Vision yksinkertaistaminen on taitolaji, sillä jotkut digihankkeet voivat olla visionäärisiä ja koskea jopa yhteiskunnan monisyisiä rakenteita. Aina löytyy yhteinen konkreettinen mitattava kohta, johon voidaan peilata digihankkeen onnistumista ja kehitystyötä.
Joskus yksinkertaisiin kysymyksiin on vaikea löytää vastauksia digihankkeen alun suunnittelutyössä. Paina silloin jarrua ja laita resurssit yhteisen konkreettisen tavoitteen suunnitteluun ja päättämiseen. Tehkää päätös yhdessä ja sanokaa “raaka” tavoite ääneen.
Aloitetaan oikein
Yleensä digihanke on yksinkertaisesti väärin aloitettu. On ollut mahtava visio, mutta suunnittelutyön aloittavissa ei ole koodareita ja digisuunnittelijoita. Näitä perinteisiä jarrumiehiä ei edes haluta mukaan. “Digihanketta vasta suunnitellaan, joten eihän siihen silloin tekniikkaa tarvita. Ei meillä ole edes niille mitään valmista näytettävää, pelkkää tekstiä vain.”
Digihankkeita vetävät projektien ammattilaiset, joiden tehtävä on viedä projekteja maaliin yrityksen resursseilla. Projektiin otetaan mukaan konsultteja, jotka saavat palkkaa siitä, että he tukevat projektia eteenpäin. He ovat harvoin jarrumiehiä projektin aikana, koska maksava ja tyytyväinen asiakas on heidän liiketoimintansa etu. Kilpailutettu alihankkija toteuttaa lähes mitä vain, kun antaa tarpeeksi aikaa ja rahaa.
Digihankkeen visualisointi ja prototyyppien luominen unohtuu, eikä ole selkeää kuvaa palvelusta. Tällöin alihankkijan työ vaikeutuu, kallistuu ja hanke muuttaa suuntaa monta kertaa. Loppujen lopuksi projektipäällikön loppuraportointi kertoo siitä, miten hankalia digihankkeiden läpivienti on yrityksen sisällä. Projektipäällikön pöydällä odottaa jo seuraavaa digihanke, ja samat virheet toistetaan kiireessä uudelleen. Looppi on valmis.
Pahimmassa tapauksessa väärin aloitetut digihankkeet eivät tuo lainkaan arvokkaita näkökohtia. Sen sijaan ne tuovat usein vain väärinkäsityksiä, jotka tuhlaavat aikaa ja rahaa sekä saavat työntekijät turhautumaan. Lopuksi monet digihankkeet kuihtuvat ennen loppuraportin tekoa. Työntekijöiden turhautuminen taas ruokkii ja nostaa muutosvastaisuutta, mikä taas vaikuttaa negatiivisesti pitkälle tulevaisuuteen asenteissa kaikkia muutoksia kohtaan. Pahimmassa tapauksessa huonosti suunnitellut digihankkeet luovat pitkän negatiivisen kierteen yrityksen sisälle
Syyt digihankkeiden heikkoon onnistumiseen voidaan jäljittää hankkeiden suunnitteluun. Digihankkeiden suunnitteluun ja toteutukseen varataan liian vähän työvoimaa, aikaa ja varoja. Usein projektien aloitukset ovat parin ihmisen työpöydällä, eivätkä he ole digitaalisten ratkaisujen asiantuntijoita tai tekijöitä. Heillä ei ole selkeää kuvaa digihankkeen tulosten mittaamisesta, ja myös vision yksinkertaistaminen unohtuu kiireessä.
Edellä mainittuihin haasteisiin ei ole yhtä ja oikeaa ratkaisua. Olisi kuitenkin tärkeää varmistaa, että jokainen digihanke lähtee oikealla tavalla käyntiin. Näin loisimme paremmat mahdollisuudet onnistumiselle, eikä muutosvastarinta olisi Suomen yleisin lintulaji työpaikoilla.
Neljä vinkkiä: Näin onnistut digihankkeessa
1. Ota mukaan oikeat osaajat ja jarrumies
Ihannetilanteessa toimintaa tehostaviin digihankkeisiin otetaan jo suunnitteluvaiheessa mukaan palvelun koodareita ja myyntipuolen toiminnan tuntevia asiantuntijoita. Kun he ovat mukana määrittelemässä vaatimuksia uudelle järjestelmälle, hankkeella on paremmat onnistumisen mahdollisuudet. Älä aloita ilman heitä.
2. Älä muuta mitään, mitä et ymmärrä
Kun digihankkeita ryhdytään suunnittelemaan, lähtökohdaksi kannattaa ottaa asiakas, tavoitteet ja mittarit. Projektinvetäjän täytyy ymmärtää digihanke teknisesti. Jos näin ei ole, visio ja käytäntö ovat ostettujen asiantuntijoiden varassa. Tämä ei ole hyvä asia, koska tällöin digihanke alkaa nopeasti harhailemaan ja syntyy johtamisvajetta. Valitse yksi johtaja, joka osaa digihankkeen vision ja tekniikan alusta loppuun.
3. Kirkasta tulevaisuuden tarpeet palvelumuotoilulla
Kun suunnittelet digihankkeen toimintatapoja, arvioi millaisiin tarpeisiin toimintojen pitää vastata tulevaisuudessa. Asiakkaan pitää ostaa visio jo pelkällä yksinkertaisella esityksellä. Esityksen tueksi voidaan luoda palvelumuotoilun avulla kymmeniä protoja. Näin päästään helposti kaikki samaan junaan mukaan ja osallistujien motivaatio kasvaa. Älä vähättele protojen voimaa.
4. Lopussa tärkeintä ei ole visio, vaan käyttöönotto
Minkä tahansa järjestelmän tai toimintamallin käyttöönotto on iso muutos. Varmista riittävä sisäinen viestintä koko hankkeelle ja se, että asiakas on valmis ottamaan palvelun käyttöön. Anna riittävä aika kokonaisuuden hahmottumiselle ja yhteisen ymmärryksen syntymiselle. Jos ihmiset lähtevät pois työryhmästä, hanki samanlainen osaaja tilalle. Jos asiakas vetäytyy hankkeesta, laita kaikki resurssit uuden asiakkaan etsimiseen. Muista digihankkeen “raaka” tavoite ja älä etene, jos käyttöönotto vaarantuu.
Kirjoittaja
Mikko Aliranta toimii hankkeen projektiasiantuntijana Metropolia Ammattikorkeakoulussa. Pitkäaikaisena startup-yrittäjänä erilaiset roolit ovat auttaneet häntä kehittämään pitkän aikavälin strategista ajattelua ja tarkastelemaan liiketoiminnan kehittämisen eri näkökulmista.
Alirannan osaaminen ulottuu tuotteistamisen ja liiketoiminnan strategiasta yksityiskohtaiseen myyntityöhön sekä lean- ja agile -muutosten toteuttamiseen. Hänellä on miltei 20 vuoden kokemus digitaalisten palveluiden suunnittelusta, tuotteistamisesta ja pelillistämisestä. Alirannan motto on “Vähemmän puhetta, enemmän tekoja”
Artikkeli on osa Kasvuun osaamisella ja teknologialla -julkaisua, jossa Urbaania kasvua Vantaa -hankkeen asiantuntijat kirjoittavat työelämän murroksen teemoista. Tutustu julkaisun muihin artikkeleihin.