Pois siiloista – chatbotin idea syntyi asiantuntijoiden yhteistyönä
TEKSTI | Elina Salo
Hankkeessa kehitetään palveluita yritysten vastuullisen kasvun tueksi ja automatisoidaan osia palveluista. Tavoitteena on luoda digitaalisia työkaluja, jotka hyödyttävät palvelun tuottajaa ja yritysasiakasta. Chatbot on yksi ammattilaisten yhteistyönä kehitetyistä työkaluista.
Urbaania kasvua Vantaa -hanke rakentuu työpaketeista, joissa työstetään esimerkiksi palveluita tai digitaalisia työkaluja. Työpaketit jäsentävät hankesuunnitelmaa, mutta niitä ei ole tarkoitettu omissa siiloissaan tehtäväksi.
Laajassa hankkeessa voi olla haastava päästä luontevaan yhteistyöhön työpakettien välillä. Kun asiantuntijoilla on omat työsarkansa ja tavoitteensa, vaatii kokonaisuuden orkestrointi erinomaista kokonaiskuvan hahmotusta. Monialaisille ja laajoille verkostoille tyypillisesti hankkeessa ei aluksi osattu täysin hyödyntää kaikkia synergioita.
Digikehitystiimin oli aluksi haastava löytää ideoita sovelluskehitykseen. Yrityksille suunnatuissa palveluissa työskentelevien asiantuntijoiden oli haastavaa ideoida sovelluksia, koska niiden tarvetta ei täysin ymmärretty. Digitiimillä taas ei ollut riittävästi ymmärrystä palveluista, joten he eivät pystyneet tunnistamaan tarpeita sovelluksille.
Sovellusaihioiden löytäminen oli haaste, jonka ratkaisemiseksi rakennettiin synergiaa työpakettien välille. Työpakettien yhteistyön tärkeydestä alettiin puhua ja sen rakentamista alettiin nimittää siltatoiminnoiksi. Suunnitelmallisten siltatoimintojen, yhteistyöpuheen ja koulutuksen (kts. Myrén 2021) avulla työpakettien välille saatiin rakennettua yhteistyötä.
Työpakettien yhteistyöllä idea Teknoloikka-sivustosta
Teknoloikka-sivusto on esimerkki onnistuneesta sillan rakentamisesta työpakettien välille. Idea syntyi, kun Sparria teknoloikkaan -palvelussa tuettiin yrityksiä teknologisissa muutoshankkeissa. Palvelun pilotoinnissa tunnistettiin, että yritykset tarvitsevat paljon tukea teknologisissa muutoksissa.
Vantaan kaupungin mahdollisuudet auttaa muuten kuin määräaikaisen hankerahoituksen puitteissa ovat kuitenkin rajalliset. Siksi uuden palvelun jatkuminen hankkeen päättyessä ei ollut itsestäänselvyys. Kun yritysten tarpeeseen etsittiin digitaalista ratkaisua, syntyi ajatus sivustosta, jonka automatisoidut toiminnot auttaisivat yritystä teknologisessa kehityksessä.
Ideaa kehittivät muun muassa viestinnän asiantuntija, yritysvalmentajat, tekninen osaaja, palvelumuotoilija ja yritysten edustajat. Kiinnostavimpana pidettiin sivuston keskustelubottia, joka sparrailisi esimerkiksi pk-yrityksen toimitusjohtajaa teknologisessa kehityksessä. Botti auttaisi kehitysaskeleen tunnistamisessa ja projektin rajaamisessa. Botti voisi myös ohjeistaa taustatoimenpiteissä ja tarvittaessa ohjata asiantuntija-avun äärelle.
Chatbot muotoutui tarvekartoituksen välineeksi
Myös Vantaan elinkeinopalveluissa nähtiin tarve yritysten teknologisten kehityshankkeiden digitalisoidulle sparrailulle. Sen lisäksi, että teknologisen kehityksen teema on ajankohtainen, myös verkkopalvelujen kehitys on julkisen sektorin tavoitteena. Itsepalvelu ja automatisoidut verkkopalveluratkaisut ovat kasvussa ja tarpeellisia tulevaisuudessa.
Uusille innovaatioille tyypilliseen tapaan ensimmäinen idea ei lopulta edennyt testaukseen asti. Kun ajatusta chatbotista kehitettiin lisää, idea sai uuden suunnan. Chatbot muotoutui asiakashankinnan ja tarvekartoituksen välineeksi, jolloin se tulee välillisesti hyödyttämään pk-yritysten teknologisia muutoshankkeita. Kun botti auttaa yrityspalveluiden palveluntarjoajia löytämään oikeita asiakkaita, tulevat yritykset entistä paremmin palvelluiksi, esimerkiksi teknologisten muutoshankkeiden haasteissa.