Askelmerkkejä yritysten teknologisen muutoksen sparraamiseen
TEKSTI | Nora Lappalainen & Elina Salo
Yritykset tarvitsevat apua teknologisiin kehitysprojekteihin pysyäkseen mukana digitalisaatiossa ja vahvistaakseen kilpailukykyä. Sparria teknoloikkaan -palvelu luotiin vantaalaisten pk-yrittäjien tueksi liiketoimintaa edistävän teknologisen ratkaisun suunnitteluun. Artikkelissa reflektoidaan palveluun osallistuneiden yritysten ja valmentajien kokemuksia ja oppeja. Taustamateriaalina on käytetty osallistujien laadullisia palautteita ja valmentajien arvioita.
Työelämän murroksen myötä teknologinen kehitys on yrityksille väistämätön elinehto. Muutostahdissa pysymiseksi yritykset tarvitsevat jatkuvaa kykyä uudistua nopeasti, niin teknologian kuin osaamisen suhteen. Tämä vaatii uuden tiedon hankkimista, avoimuutta uusille ideoille ja kykyä soveltaa niitä omaan toimintaan (1). Korona-aika on nopeuttanut uusien teknologisten ratkaisujen käyttöönottoa ja kehityssuunta tulee jatkumaan. Pienten ja keskisuurten (pk) yritysten digitalisaatiota koskevassa tutkimuksessa suuri osa korona-ajassa pärjänneistä yrityksistä piti digitalisaatiota yhtenä menestyksensä avaintekijöistä (2).
Teknologista kehitystä vaativia kohteita voi olla monenlaisia, esimerkiksi yrityksen toimialasta ja koosta riippuen. Muun muassa verkkokauppa on tällä hetkellä yksi yleisimmistä teknologisen investoinnin kohteista yrityksissä. (2, 3.) Useimmiten teknologia sinällään ei ratkaise käsillä olevaa ongelmaa, vaan tehostaa työtä kunhan ymmärretään liiketoiminnan kokonaiskuva ja taustalla on toimivat prosessit.
Järkevä teknologinen ratkaisu vaatii sen, että kaikki oleellinen tieto osataan ottaa huomioon. Tässä ulkopuolinen apu on tarpeellista. Sparrailu asiantuntijan kanssa auttaa ymmärtämään kaikki näkökulmat ja tukee teknologisten investointien tekemisessä. (6.)
Palvelun kehittäminen yrittäjien avuksi
Miten sparrauspalvelu kannattaa rakentaa? Urbaania kasvua Vantaa -hankkeessa kehitetty ja pilotoitu Sparria teknoloikkaan -palvelu luotiin tukemaan pk-yritysten teknologisia kehitysprojekteja. Palvelun tavoite oli tunnistaa ja suunnitella yrityksen liiketoimintaa edistävä teknologinen ratkaisu. Verkkokaupan kehitys nousi yhdeksi suosituimmista aiheista.
Teknologiset kehitystarpeet olivat yrityksissä moninaisia. Sparrattavana oli todella erilaisia projekteja, isoja ja pieniä, jotka vaativat joko valtaisia teknoloikkia tai pienempiä digiaskeleita. Jotkut yritykset kaipasivat apua uuden järjestelmän käyttöönottoon. Toisten yritysten haasteena oli se, että heillä on käytössään useita erilaisia sovelluksia eri tarkoituksiin. Useammalla yrityksellä oli tarpeena prosessien selkiyttäminen, yksinkertaistaminen ja sujuvoittaminen esimerkiksi automatisointia hyödyntäen.
Suunnittelutyö tehtiin yhdessä asiantuntijayritys Profiant Oy:n kanssa syksyllä 2020. Suunnitteluvaiheeseen sisältyi kaksi testisparrausta hankkeen partneriyritysten kanssa. Kevään 2021 aikana toteutettiin Profiantin asiantuntijoiden kanssa yhteistyössä palvelun pilottikokonaisuus 19:lle vantaalaiselle pk-yritykselle.
Palvelun avaintekijä oli konsulttipari, jossa yhdistyi tietotekninen osaaminen ja liiketoimintaosaaminen. Näin varmistettiin, että toteutuksessa ollaan aidosti oikeiden asioiden äärellä molemmista näkökulmista käsin. Yritysjoukko, jolle pilottitoteutusta markkinoitiin, piti kokonaisuutta houkuttelevana. Palvelukonsepti oli tuotteistettu riittävän tarkasti, mutta se oli kuitenkin räätälöitävissä erilaisiin tarpeisiin.
Teknologinen kehittäminen koetaan tarpeelliseksi
Korona oli pakottanut monet yritykset tunnistamaan kehitystarpeitaan ja erilaisia digiloikkia oli jo suunnitteilla. Lisäksi pk-yrityksillä oli suvannossa hyvä hetki kehittämiselle. Yritykset lähtivät mukaan saadakseen apua teknologisen ratkaisun löytymiseen. Yksi osallistuja mainitsi, että yrityksessä on ollut paljon muutoksia viime aikoina ja ja he halusivat lisätukea päätöksiin. Toiveena oli saada uusia ideoita yritystoimintaansa ammattitaitoisen valmentajan avulla.
Lähdimme mukaan, koska halusimme kehittää firmaa. Ulkopuolinen “moottori” on tarpeen, sillä muutoin jää kalenteroimatta aika tämän tyyppiselle kehittämistyölle.
Palvelu vastasi odotuksia kompaktista toteutuksesta huolimatta hyvin. Osa yrityksistä sanoi olleensa optimistisia siinä, että odottivat saavansa hieman konkreettisempaa apua ja suhteellisen valmiita ratkaisuja, mitä pitää tehdä. Tärkeä havainto oli myös se, että pelkkä ohjelmiston hankkiminen ei riitä, vaan perusta täytyy olla kunnossa.
Aluksi oli isommat odotukset, mutta starttikeskustelussa jouduttiin aika lailla rajaamaan aihetta. Saatiin näin hyvä osakokonaisuus, mikä mahtui tähän tiiviiseen valmennusrupeamaan.
Suurin osa yrityksistä koki saaneensa hyvän projektisuunnitelman yhdessä tehtyä. Alkukeskustelua ja starttipalaveria pidettiin tarpeellisena. Toimialan erityispiirteet selvitettiin alussa ja se auttoi valmentajia fokusoimaan. Myös avoimuus koettiin yhdeksi merkittäväksi tekijäksi valmennuksen onnistumisessa, koska valmennukset konsulttien kanssa vaativat aina heittäytymistä ja tulokset ovat aluksi epävarmoja.
Hankkeen asiakkuusvastaavat saivat myytyä Sparria teknoloikkaan -palvelua aktiivisen keskustelun kautta. Palvelu koettiin kaiken kaikkiaan kiinnostavana: oikea-aikaisena ja tarpeellisena. Aikaisempi osallistuminen hankkeen palveluihin sekä niistä saadut positiiviset kokemukset vaikuttivat myös päätöksentekoon osallistumisesta.
Auttoiko sparrauspalvelu yrityksiä teknologisissa kehitystarpeissa?
Palautteena kerätyt vastaukset olivat moninaisia – osa koki saaneensa apua enemmän kuin toiset. Tyytyväiset kokivat valmennusten hyödyt monipuolisiksi:
- valmentajien avulla asiat tulivat nähtyä useammalta kantilta
- löydettiin konkreettisia parannusehdotuksia toimintaan
- valmennuksen lopputuloksena syntyi projektisuunnitelma ja jatkotoimenpide-ehdotukset
Sparraus auttoi hahmottamaan yrityksen kipupisteet ja ongelmakohdat. Asiantuntijoiden syväosaaminen IT-alalla koettiin monissa yrityksissä tarpeelliseksi. Yrityksen erilaiset tarpeet ja tilanteet näkyivät käytännön työssä. Yksi oivalsi valmentajan avulla, että ensin pitää tehdä parannuksia toimintatapoihin ja vasta sen jälkeen voi alkaa miettimään uuden asiakkuudenhallintajärjestelmän (customer relationship management, CRM) hankintaa. Toiset löysivät ratkaisuja ja saivat tehtyä konkreettisia suunnitelmia siitä, miten viedä aloitettua projektia käytännössä eteenpäin kilpailutuksen kautta toimittajavalintaan.
Sparri auttoi teknologisessa kehitystarpeessa antaen itsevarmuutta teknologian hankintaan ja varmuutta siihen, että yritys on oikealla polulla ja menossa oikeaan suuntaan.
Yrityksissä sisäisen keskustelun viriäminen ja yhteisen ymmärryksen muodostuminen koettiin hyväksi. Valmennusten avulla realisoitui fakta, että uudistus vaatii työtä ja panostusta. Muutokset ovat pitkäjänteisiä ja vaativat henkilöstön osaamisen kehittämistä ja sitoutumista.
Pääsimme kerrankin miettimään tilannetta muutaman vuoden päähän, minkälaista palvelua haluamme tarjota asiakkaille silloin. Toisaalta mietimme myös sitä, mitä tähän tilanteeseen pääseminen yritykseltä sisäisesti vaatii. Mietimme myös yhdessä organisaatio- ja teknologiarajojen yli yhteistyön mahdollisuuksia.
Miksi kaikki yritykset eivät kokeneet saaneen yhtä paljon lisäarvoa sparrauksesta? Yksi syy oli se, että jos yritykset olivat itse jo melko pitkällä teknologisella kehitystaipaleella, olivat odotukset hyvin korkealla. Osa odotti myös, että valmentajat antaisivat valmiita ratkaisuja.
Kolmas haaste, jossa asiat eivät edenneet toivotulla tavalla oli se, että organisaation sisällä ei ollut selkeästi vastuutettu kehittämisprojektia kenellekään. Tällöin asiat eivät sisäisesti edenneet toivotulla tavalla. Jos kukaan ei koordinoi kehitysprojektin speksaamista ja etenemistä, niin kehitystyö jää väistämättä arjen kiireen jalkoihin.
Teknologiset kehitysprojektit onnistuvat parhaiten asiantuntijan tuella
Sparratuissa yrityksissä saatiin asiantuntijoiden tuella muodostettua selkeä kuva kehittämistarpeista ja etenemisen eri vaihtoehdoista. Yritykset saivat työkalupakkiinsa keinoja projektien läpiviemiseen. Palvelun myötä yrityksille selkeytyi
- mitä tehdään
- missä järjestyksessä
- miten toimintatapojen muutos viedään käytäntöön
- ja kuinka muutosta seurataan. (4)
Konkreettisiksi onnistumisen edellytyksiksi palvelua tuottaneet konsultit nimesivät seuraavat asiat:
- asiakkaiden aktiivisuus, hyvä kommunikaatio ja motivaatio
- kokonaiskuvan ja ymmärryksen syntyminen
- kyky rajata aihetta riittävästi
- hankkeessa kehitetty selkeävaiheinen palvelukonsepti
Sparratuista kehityshankkeista osa eteni nopeasti valmiiksi, esimerkiksi järjestelmän käyttöönottoon. Osa taas oli aikatauluiltaan ja laajuudeltaan sellaisia, että selvitystyövaiheet ovat yhä käynnissä. Suuri osa yrityksistä arvioi kehityshankkeidensa alkavan seuraavan puolen vuoden aikana. Lopulliset tulokset nähdään vasta, kun kaikki alulle laitetut projektit on saatu valmiiksi.
Johtopäätöksenä voidaan todeta, että tarvetta teknologiselle sparraukselle on varsinkin pienissä yrityksissä. Jos yritys yrittää selviytyä yksin teknologisesta kehityshaasteesta, on iso riski mennä metsään. Tämä näyttäytyi muun muassa liian suurina odotuksina suhteessa yrityksen käytettävissä olevaan aikaan ja resursseihin. Vaikka yritykset tunnistivat kiitettävästi omat pullonkaulansa, ratkaisujen löytäminen ja käyttöönoton edistäminen osoittautuivat kuitenkin haasteiksi, joissa kaivattiin apua (4).
Hankkeen asiantuntijat totesivat SuomiAreenassa 16.7.2021 järjestetyssä keskustelussa, että paras tapa hyödyntää uutta teknologiaa on olla utelias, tutustua ympäristöön ja pitää aistit avoinna. Kannattaa kokeilla ja soveltaa rohkeasti, jotta kehityksessä pysyy mukana. Säännöllisten digiaskelten ottaminen osana yrityksen arkea on kannattava tapa toimia, jotta digitaalinen loikkaustarve ei kasva liian suureksi (5). Kehityksen kelkasta pois jättäytyminen ei enää oikein ole vaihtoehto, jos yritys haluaa menestyä. Näin ollen teknologisia kehitysprojekteja tullaan tarvitsemaan pk-yrityksissä enenevässä määrin, joten Sparria teknoloikkaan -palvelun kaltaisille kokonaisuuksille kysyntää on odotettavissa.
Kirjoittajat
Nora Lappalainen on projektiasiantuntija Metropoliassa Urbaania kasvua Vantaa -hankkeessa. Hän on tulevaisuusorientoitunut ja utelias asiakaslähtöisten palveluiden kehittäjä. Noran intohimona on kehittää palvelumuotoilulla parempaa työntekijä- ja asiakaskokemusta ihmistä kuunnellen.
Elina Salo on projektiasiantuntija Vantaan kaupungin Elinkeinopalveluista. Hän on innostunut uusien teknologioiden luomista mahdollisuuksista ja syttyy työn murroksen teemoista. Elina on monipuolinen kehittäjä, joka on Urbaania kasvua Vantaa -hankkeessa vastannut Sparria teknoloikkaan -palvelun kokonaisuudesta.
Urbaania kasvua Vantaa -hankkeessa luodaan uusia ratkaisuehdotuksia yritysten henkilöstön osaamistason nostamiseen, teknologiseen muutokseen ja työllisyyden edistämiseen. Näin tuetaan yritysten kehittymistä ja kiihdytetään niiden vastuullista kasvua.
Lähteet
- Eklund, A. 2021 Osaamiskartta. Osaamisen kehittäminen työelämässä. Brik.
- Kivikoski, J. & Kauppinen, T. 2021. Pk-yritysten opit digitalisaatiosta 2020. Miten digitalisointi on auttanut pk-yrityksiä menestymään? (PDF) (Yrittäjät -sivusto)
- Kasvu Open 2021. Yli 500 kasvuyritystä haki sparraukseen – apua toivotaan erityisesti myynnin ja markkinoinnin kehittämiseen (Kasvu Open -sivusto)
- Larsén, M. 2021. Profiant sparraa yritykset teknoloikkaan täsmävalmennuksella (Urbaania kasvu -sivusto)
- Vantaan kaupunki 2021. Osaamisen johtaminen ohjaamaan uuden teknologian hyödyntämistä. (BusinessVantaa -sivusto)
- Yletyinen, M. (tulossa). Älykkäät teknologiset ratkaisut vaativat kokonaisvaltaisen näkemyksen.